+7 (495) 956-21-01

Профессиональное обучение и проверка знаний специалистов по управлению документами организации

Грищенко Ярослав Игоревич – к.г.-м.н., КГ «ТЕРМИКА», заместитель руководителя по экспертно-методической работе
Осенникова Елизавета Владимировна – КГ «ТЕРМИКА», начальник отдела документоведения и архивоведения

(Делопроизводство, №3, 2017. С. 74-80.)

Аннотация: статья посвящена вопросам периодического повышения квалификации специалистов по управлению документами и проверки знаний с целью определения их соответствия требованиям профессионального стандарта и необходимости проверки знаний. Особое внимание уделено электронному обучению как методике подготовки и контроля уровня знаний персонала, применению тестовых заданий в организациях.

Ключевые слова: обучение персонала, профессиональное обучение, проверка знаний, профессиональный стандарт, тест, тестирование, документационное обеспечение управления, управление документами, независимая оценка квалификации, деловые игры, профессиональные соревнования.

Профессиональное образование рассматривается сегодня как непрерывный процесс, обусловленный потребностями современного производства в постоянном профессионально-личностном развитии и совершенствовании специалистов, в расширении их возможностей в условиях качественного изменения труда как в рамках одной профессии, так и в условиях смены сфер профессиональной деятельности. Смысл непрерывного образования заключается преимущественно в том, чтобы уже в условиях основного профессионального образования сформировать систему знаний, умений и качеств личности, позволяющих ей самостоятельно продолжать образовывать и совершенствовать себя, свободно ориентироваться в сложном круге социальных и профессиональных проблем, успешно адаптироваться к изменяющимся условиям и добывать необходимые ей знания и умения.  

После вступления в силу Федерального закона от 24.10.2007 № 232-ФЗ1, принятого в рамках интеграции России в Болонский процесс, кроме обучения по программе специалитета (5 лет), была закреплена возможность получения двухуровнего высшего образования по программам бакалавриата (4 года) и магистратуры (2 года). Обучение специалистов по работе с документами реализуется в различных вузах по всей России. Например, в настоящее время на базе Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета происходит подготовка бакалавров и магистров по направлению подготовки «034700 Документоведение и архивоведение» в соответствии с образовательными стандартами, содержащими перечень общекультурных и профессиональных компетенций, которыми должен обладать выпускник вуза. Основное различие стандартов заключается в том, что наряду c технологическим, организационно-управленческим, проектным и научно-исследовательским видами деятельности, уровень магистратуры также предусматривает освоение консультационного и педагогического видов2.

Также на базе Гуманитарного колледжа РГГУ осуществляется подготовка по стандарту среднего профессионального образования «46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение», включающего обучение по программам базовой и углубленной подготовок. После освоения программы СПО предусмотрено продолжение обучения на уровне высшего образования.

Кроме того, Высшая школа документоведения и архивоведения ИАИ РГГУ осуществляет профессиональную переподготовку выпускников по программам «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Архивное дело», проводит курсы повышения квалификации по указанным областям3.

Большой вклад в дополнительное образование вносит отраслевой центр повышения квалификации Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивоведения (ВНИИДАД), который предусматривает обучение по двум направлениям: документационное обеспечение управления и архивное дело4.

Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»5 наряду с базовым профессиональным образованием оперирует понятием дополнительного профессионального образования, понимая под ним вид образования, направленный на удовлетворение образовательных и профессиональных потребностей, профессиональное развитие человека, обеспечение соответствия его квалификации меняющимся условиям профессиональной деятельности и социальной среды. Однако законом не предусмотрены какие-либо обязательность и периодичность такого образования в целом и в сложившейся правовой практике такие вопросы регулируются отраслевым законодательством.

Как и во многих других областях знаний нормативные документы, регулирующие управление документами организации, не содержат требований об обязательном периодическом повышении квалификации и переподготовке специалистов. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 содержит пункт о том, что организация, стремящаяся соблюдать требования указанного стандарта, должна принимать долгосрочную программу обучения в области управления документами6. Программы обучения управлению документами должны охватывать роли и ответственность всех сотрудников и быть адресованы всем руководящим, штатным, временным работникам, лицам, работающим на общественных началах, и любым другим лицам, ответственным за создание документов во время их работы и за включение этих документов в систему управления документами. Однако с 2002 г. стандарты в нашей стране носят рекомендательный характер и не могут обязать организацию проводить периодическое обучение своих сотрудников.

Тем не менее значимость и роль специалистов по управлению документами в организации сегодня трудно переоценить. В ведении таких специалистов находятся все документопотоки, по которым происходит обмен информацией организации как внутри самой организации, так и с внешним миром (органами государственной и муниципальной власти, партнерами, клиентами и т.д.). При развитии современных средств связи и электронного документооборота деятельность по всем его этапам (от создания или получения документа до его уничтожения или отправки) привлекает большое внимание специализированных служб, ответственных за соблюдение информационной безопасности в организации. Таким образом, сотрудник, ответственный за работу с документами, должен рассматриваться как специалист, обладающий необходимыми знаниями и навыками для организации и ведения эффективного документооборота, предупреждающего все риски, связанные с движением документов.

Вступивший в силу 12 июня 2017 года профессиональный стандарт «Специалист по управлению документацией организации»7 выделяет три основных трудовых функции в сфере ДОУ, отличающиеся уровнем ответственности и наличием соответствующего образования (таблица 1). Обратим внимание, что в качестве условия выполнения всех трех функций выступает как наличие базового профильного образования, так и получение дополнительного профессионального образования по программам профессиональной переподготовки. При этом периодическое повышение квалификации специалиста, выполняющего установленную функцию в соответствующей должности, не подразумевается.

Предыдущий профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»8 рассматривает трудовые функции делопроизводителей, секретарей и помощников руководителя, для реализации которых достаточно обладать только средним профессиональным образованием или высшим образованием уровня бакалавриата. Таким образом, профессиональный стандарт 2017 г. разграничил трудовые функции, которые могут выполнять выпускники программ бакалавриата и магистратуры, повысив тем самым ценность магистратуры по направлению «Документоведение и архивоведение».

Обобщенная трудовая функция  Возможные наименования должностей, профессий Требования к образованию и обучению
Документационное обеспечение управления организацией Документовед

Специалист подразделения документационного обеспечения управления
Высшее образование - бакалавриат

Дополнительное профессиональное образование – программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности
Руководство деятельностью по документационному обеспечению управления организацией Руководитель подразделения по документационному обеспечению управления (департамента, управления, службы, отдела) Высшее образование - специалитет, магистратура

Дополнительное профессиональное образование – программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности
Управление документацией организации 

Управляющий документацией 

Заместитель руководителя организации по вопросам управления документацией

Высшее образование - специалитет, магистратура

Дополнительное профессиональное образование – программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности 

Таблица 1. Обобщенные трудовые функции специалистов по управлению документацией организации

Между тем рядовому специалисту по управлению документами организации, согласно утвержденному профессиональному стандарту 2017 г., необходимо обладать не только базовыми знаниями по ДОУ, но и представлять последние изменения в законодательных и нормативных правовых актах РФ в сфере ДОУ, разбираться в методических документах и национальных стандартах в этой сфере, знать требования охраны труда. Требования к необходимым знаниям управляющего документами еще шире. Специалист такого уровня помимо прочего должен знать передовой отечественный, зарубежный и международный опыт и научные разработки в сфере управления документами, методы анализа показателей деятельности по вопросам управления документами организаций, технологии и методы управления персоналом организации и многое другое. Как и где специалисты организации должны получить эти знания?

Современная теория управления персоналом выделяет ряд бизнес-процессов, при которых руководитель организации заинтересован в обучении своих сотрудников:

  • получение специалистами новых знаний и навыков, необходимых для работы;
  • поддержание профессионального уровня персонала;
  • подготовка сотрудников к продвижению по службе, замещению коллег во время отпуска, болезни, увольнения и т. д.;
  • знакомство сотрудников со стандартами работы компании, стратегией развития, технологией деятельности;
  • формирование чувства причастности к компании, мотивация к дальнейшей работе и поддержание позитивного отношения к ней.

Все перечисленное в полной мере относится к специалистам по управлению документами, обучение которых должно предусматривать не только преемственность уровней образования, но и междисциплинарность, направленную на успешную реализацию конкретной трудовой функции в рамках обобщенных трудовых функций.

С недавнего времени в России начала развиваться система независимой оценки квалификации, регулируемая Федеральным законом от 03.07.2016 № 238-ФЗ «О независимой оценке квалификации», который трактует ее как процедуру подтверждения соответствия квалификации соискателя положениям профессионального стандарта или квалификационным требованиям, установленным федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, проведенную центром оценки квалификаций. Оценка квалификации будет осуществляться в форме платного профессионального экзамена. При успешном его прохождении работнику будет выдаваться свидетельство о квалификации, если же экзамен не сдан, то комиссия выдаст специальное заключение и рекомендации. Эти сведения будут внесены в общий реестр, находящийся в открытом доступе. При этом конкретный порядок наделения полномочиями советов и отбора центров оценки квалификаций, методика определения стоимости оценки квалификаций, порядок создания апелляционных комиссий определяются координационным органом и советами9.

Не вызывает сомнений то, что разрабатываемый механизм оценки профессиональной квалификации способен внести положительный настрой во всю систему профессионального образования. Однако он не предусматривает процедуру предварительной подготовки к экзамену, что снова возвращает нас к вопросу необходимости постоянного и непрерывного повышения квалификации специалистов. Система независимой оценки квалификации находится лишь в стадии своего становления, однако уже сейчас становится понятно, что далеко не все специалисты будут готовы к уровню и форме оценочных средств, применяемых центрами оценки квалификации.

В соответствии с «Положением о разработке оценочных средств для проведения независимой оценки квалификации» (утвержденным приказом Минтруда России от 01.11.2016 № 601н) оценочное средство содержит задания для теоретического и практического этапов профессионального экзамена и их спецификацию. Спецификация заданий для теоретического этапа экзамена подразумевает наличие тестовых заданий с выбором ответа, с открытым ответом, заданий на установление соответствия и последовательности.

С момента своего зарождения тестирование подвергается критике. Существует множество сторонников и противников внедрения технологий тестирования. Зарубежный опыт применения тестовых заданий в образовании представляет большой интерес для российской практики. В Великобритании тесты используются в процессе национального тестирования, во Франции – для оценки качества образования в стране, в США нет обязательных выпускных экзаменов, но во многих штатах проводится централизованное тестирование. Среди зарубежных систем образования можно выделить два типа, отличающихся по степени контроля. К первому типу относятся системы оценивания качества образования государственными органами и структурами, при этом самоконтролю придается номинальное значение (Германия, Франция, страны СНГ). Ко второму типу относятся страны, где преобладает процесс саморегуляции высшего образования (США, Филиппины, Тайвань)10.Основное отличие европейской системы от американской заключается в формулировке целей системы оценивания, поэтому в последнее десятилетие набирает оборот тенденция к развитию процессов самооценки. Тестирование как метод самоконтроля занимает лидирующее положение, поэтому российское образование заимствует зарубежную практику в области контрольно-оценочных мероприятий именно в части тестирования.

Важно понимать, что наиболее эффективное использование тестовых заданий при подготовке персонала достигается с помощью внедрения обучающе-контролирующих систем, сочетающих тестирование с элементами мультимедиа, 3D-моделированием, контролирующими функциями. Все это можно объединить понятием «электронное обучение».

Какие же проблемы в области обучения специалистов ДОУ помогает решить электронное обучение? В первую очередь это большой объем разноплановой информации, которую необходимо донести до работников и усвоение которой необходимо впоследствии проверить.

Процесс усвоения учебного материала обучаемым неоднороден. Особенности человека таковы, что в начале обучения происходит медленный прогресс, затем процесс интенсифицируется, обучаемый осваивает большое количество новых для него понятий, определений, правил, получая основное представление о предмете. Наконец, на третьем этапе прогресс замедляется как из-за утомляемости и потери мотивации, так и вследствие исчерпания учебного материала11. Так, на очных занятиях слушатели в среднем усваивают не больше 20 % информации при простом прослушивании и не больше 40 % при конспектировании. Электронные курсы позволяют повысить эффективность обучения на 60 % благодаря возможности отработать полученные знания на практике12.

Использование компьютерной графики, анимации, видео, звука, других мультимедийных компонентов дает уникальную возможность сделать изучаемый материал максимально наглядным, а потому понятным и запоминающимся. Это особенно актуально в тех случаях, когда обучаемый должен усвоить большое количество эмоционально нейтральной информации, усвоить алгоритмы и порядок действий, запомнить конкретные правила безопасного поведения.

В своей основе электронное обучение подразумевает работу слушателя по некой программе, в процессе выполнения которой он овладевает знаниями. В соответствии с этим были разработаны различные схемы, алгоритмы программированного обучения – прямолинейная, разветвленная, смешанная и другие, которые могут быть реализованы с использованием компьютеров, программированных учебников, методических материалов. Современные методы электронного обучения основываются на этих же принципах, но уже на современной материальной базе в виде компьютеров и развитых телекоммуникационных сетей.

Правильно разработанный и грамотно применяемый электронный курс может не только в значительной степени автоматизировать процесс проведения обучения, но и внести в этот процесс качественные аспекты, направленные на быстрое и, главное, стабильное усвоение полученной информации инструктируемым. Для этого материалы курсов и программы, по которым они проводятся, должны отвечать следующим обязательным требованиям:

  • Актуальность. Материалы курса должны быть современными и отражать все изменения нормативно-правовой документации, а также по возможности учитывать новые исследования.
  • Комплексность. Курс должен охватывать весь необходимый объем теоретического материала. Он не должен выглядеть как набор разрозненных, не связанных друг с другом конспектов, а должен иметь четкую, внутренне связанную структуру и полностью соответствовать утвержденным требованиям по структуре вводных инструктажей.
  • Наглядность. Традиционно наглядность является одним из мощнейших средств повышения эффективности обучения. Грамотно нарисованная схема, уместно поданная фотография могут заменить страницы текста или длинное объяснение. При этом нельзя забывать, что наглядность – это не цель, а инструмент.
  • Структурированность. Весь материал электронного курса должен быть подчинен правилу «Одна мысль – один слайд». Обучаемый на одном экране видит тезис, относящийся к какой-либо одной, достаточно элементарной единице учебного материала, при этом все средства, используемые разработчиком, этот тезис подчеркивают, выделяют существенное и важное.
  • Контроль знаний. Важнейшим звеном цепи обратной связи для обучаемого является контроль полученных знаний. Вопросы для самоконтроля в случае необходимости дают возможность просмотреть правильные ответы в соответствующем учебном модуле или нормативном документе 13.

Также еще одним важным аспектом, учитываемым электронными средствами обучения специалистов, являются особенности контингента обучаемых. Во-первых, это взрослые люди, когнитивные способности которых имеют свои особенности. 

Во-вторых, обучаемые имеют разные должностные обязанности, разный стаж работы, занимают различные должности. В-третьих, прохождение обучения не является для них основным видом деятельности, у многих зачастую не очень много времени для закрепления материала. Современные системы электронного обучения позволяют легко скомпоновать курс для любой категории обучаемых, выделить для его изучения четко определенное количество времени, подобрать нужные только данной категории контрольные вопросы, задать любые критерии оценки – и все это часто без отрыва от производства и со стопроцентным индивидуальным учетом обучения и контроля знаний.

Таким образом, несмотря на заинтересованность руководителей организаций в высококвалифицированных специалистах ДОУ, культура периодического обучения и проверки знаний таких специалистов до сих пор не сформирована. Бизнес-процесс по проведению проверки знаний и периодического обучения сотрудников, ответственных за управления документами, остается внутри организации и не подвержен всеобщему нормативному регулированию. Большинство из руководителей объективно ограничены в возможности проведения такого обучения, поскольку с одной стороны это требует финансовых вложений, с другой - требует отрыва сотрудника от основной работы, а значит, влечет убытки для организации.

Однако на сегодняшний день разработаны и доступны все необходимые инструменты в рамках современных образовательных технологий, не требующие отрыва от основной производственной деятельности и позволяющие проводить процесс обучения практически в любом удобном формате. Эффективность применения электронных средств в непрерывном образовательном процессе давно зарекомендовала себя в сферах охраны труда и обучения персонала мерам безопасности. Повышение квалификации специалистов по управлению документами организации в условиях постоянно меняющегося законодательства также направлено на профессиональное развитие сотрудников и позволяет применять наиболее прогрессивные знания при разработке локальных нормативных актов организации, направленных на оптимизацию деятельности по управлению документами. Всего этого возможно добиться путем внедрения в бизнес-процессы организации современных электронных методов и средств обучения персонала.


Литература:

  1. Федеральный закон от 24.10.2007 № 232-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации (в части установления уровней высшего профессионального образования)» // «Российская газета». – 27.10.2007. – № 241.

  2. Историко-архивный институт Российского государственного гуманитарного университета [Электронный ресурс]. М., 1996. http://www.rsuh.ru/iai/faculty/fad/postupali/gef-vpo/ (дата обращения: 13.06.2017).

  3. Высшая школа документоведения и архивоведения ИАИ РГГУ [Электронный ресурс]. М., 1996. http://www.rsuh.ru/iai/faculty/graduate-school-of-records-management-and-archival-science-/ (дата обращения: 13.06.2017).

  4. Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивоведения М., 2002. http://www.vniidad.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=1167&Itemid=566 (дата обращения: 13.06.2017).

  5. Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» // «Российская газета». – 31.12.2012. – № 303.

  6. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст). М., Стандартинформ. 2007.

  7. Приказ Минтруда России от 10.05.2017 № 416н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по управлению документацией организации» (Зарегистрировано в Минюсте России 31.05.2017 № 46898) // Официальный интернет-портал правовой информации. Государственная система правовой информации. http://www.pravo.gov.ru. Дата опубликования – 01.06.2017. (дата обращения: 13.06.2017).

  8. Приказ Минтруда России от 06.05.2015 № 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (Зарегистрировано в Минюсте России 02.06.2015 № 37509) // Официальный интернет-портал правовой информации. Государственная система правовой информации. http://www.pravo.gov.ru Дата опубликования - 04.06.2015. (дата обращения: 13.06.2017).

  9. Грищенко Я.И. Профессиональные стандарты и независимая оценка профессиональной квалификации работников // Экологический вестник России, № 7, 2016. С. 64–68.; Митрофанова В.В. Профессиональные стандарты в вопросах и ответах // Секретарь-референт. – 2015. – №4.

  10. Артамонова Е.В., Галиахметова А.Т. Контроль и оценка качества профессионального образования: отечественный и зарубежный опыт // Профессиональное образование в России и за рубежом. 2017. №. 1 (17). С. 69.

  11. Грищенко Я.И., Тихомиров Д.В. Подготовка специалистов и рабочих промышленных предприятий в области ООС и ЭБ: электронные средства обучения без отрыва от производства // Экологический вестник России. – № 3. – 2016. – С. 64–69; Институт ЮНЕСКО по информационным технологиям в образовании (UNESCO Institute for Information Technologies in Education) [Электронный ресурс]. 1997. http://lms.iite.unesco.org/ (дата обращения: 13.06.2017).

  12. Осипов Д.А. О сильных и слабых сторонах электронного обучения // Научное сообщество студентов XXI столетия. Технические науки: сб. ст. по мат. V междунар. студ. науч.-практ. конф. № 5. http://sibac.info/archive/technic/5.pdf (дата обращения: 12.06.2017).

  13. Грищенко Я.И., Тихомиров Д.В. Подготовка специалистов и рабочих промышленных предприятий в области ООС и ЭБ: электронные средства обучения без отрыва от производства // Экологический вестник России. – № 3. – 2016. – С. 64–69.


Возврат к списку