Курс предназначен для повышения квалификации и проверки знаний руководителей и работников архивов коммерческих организаций, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов.
Курс знакомит с нормами и особенностями содержания документов в архивах организаций. В курсе рассказываются вопросы формирования и оформления дел, составления описи документов, проведения экспертизы их ценности и другие. Важный вопрос, рассматриваемый в рамках обучения – ответственность за нарушение законодательства об архивном деле.
Понятие архивного дела. Архивоведение как комплексная научная дисциплина. Объект и предмет теории и методики архивоведения. Принципы архивного дела на современном этапе. Понятия архивного документа, документа Архивного фонда Российской Федерации. Документы по личному составу. Понятие архива. Понятия государственного и муниципального архивов. Формы собственности на архивные документы. Виды юридической ответственности за нарушение архивного законодательства об архивном деле в Российской Федерации. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Понятие постоянного, временного и депозитарного хранения архивных документов. Понятия архивного фонда, архивного фонда личного происхождения. Понятие объединенного архивного фонда и его состав. Понятие фондообразователя. Состав архивного фонда организации. Создание единого архивного фонда организации. Понятие архивной коллекции, признаки ее формирования. Классификационные единицы в пределах архива и архивного фонда. Понятие единицы хранения. Понятие фондирования. Определение фондовой принадлежности документов. Хранение документов филиалов организаций. Понятие схемы классификации документов и дел. Основные и второстепенные признаки организации документов и дел внутри архивного фонда. Виды работ по обеспечению сохранности документов. Требования к архивохранилищу. Требования к размещению и нумерации стеллажей и полок в архивохранилище. Назначение топографического указателя. Температурно-влажностный режим хранения бумажных документов. Условия хранения электронных документов.
Понятие дела. Понятие упорядочения архивных документов. Понятие формирования дел. Требования к формированию дел. Виды работы по оформлению дел. Частичное и полное оформление дел. Нумерация документов дела. Порядок передачи документов в архив организации. Формат передачи электронных документов в архив. Определение сроков хранения документов в архиве организации. Сроки хранения документов по личному составу. Понятие экспертизы ценности документов. Этапы экспертизы ценности. Критерии экспертизы ценности. Формальный и аналитико-синтетический виды повторяемости информации. Перечни архивных документов с указанием сроков хранения. Функции экспертной комиссии организации. Назначение отметки «ЭПК». Основание уничтожения документа. Понятие комплектования архива. Профиль архива. Понятие источников комплектования архива. Порядок передачи документов на депозитарное хранение. Судьба документов организации в случае реорганизации или ликвидации.
Назначение учета в архиве организации. Понятие единицы учета. Элементы архивного шифра. Обработка и учет россыпи в архиве организации. Система основных учетных документов архива организации. Назначение книги поступления и выбытия документов. Понятие листа фонда. Описание документов и дел. Состав элементов архивной описи. Понятия заголовка дела, аннотации документов. Основа составления архивной описи. Требования к количеству единиц хранения в описи. Состав справочного аппарата к описи. Предисловие к описи. Переводная таблица шифров. Требования к количеству экземпляров описей документов постоянного срока хранения, документов по личному составу. Номенклатура дел и ее назначение для учета документов в архиве. Назначение листа-заверителя. Назначение списка фондов и порядок его ведения. Состав дела фонда, срок его хранения. Основания внесения изменений в учетные документы архива. Требования к учетным базам данных архива организации Понятие проверки наличия и состояния документов. Виды работы по проверке наличия и состояния документов и дел. Сроки проведения проверки наличия и состояния документов на бумажных и электронных носителях. Срок розыска утерянных архивных документов. Организация внеплановой проверки наличия и состояния дел в архиве.
Понятие использования архивных документов. Пользователь архивных документов. Формы использования документов архива организации. Использование архивных документов в экономических целях. Понятие запроса как формы использования документов архива. Виды и сроки исполнения запросов, поступающих в архив. Этапы исполнения запросов. Оформление ответа на запрос (архивная справка, архивная выписка, архивная копия). Заполнение заказа (требования) на выдачу документов и дел. Сроки выдачи документов из архива организации. Доступ к документам, ограничение доступа к документам. Понятие и состав коммерческой тайны. Оформление доступа к документам, содержащим коммерческую тайну. Ответственность за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну.
В комплект методических материалов для изучения включены следующие нормативные правовые акты, нормативно-технические и другие документы (по состоянию на 19.12.2023):
В курс добавлен обучающий модуль. Проведена актуализация имеющихся нормативных правовых актов. Проведена проверка имеющихся в учебном курсе тестовых вопросов на соответствие нормативным документам, внесены соответствующие изменения в формулировки вопросов и ответов.
Добавлены следующие документы:
Удалены следующие документы:
Информация об изменениях тестовых заданий:
Внесены изменения в формулировки тестовых заданий и вариантов ответов: 49
Добавлены новые тестовые задания: 3
Удалены тестовые задания: 4
В курс добавлен обучающий модуль. Проведена актуализация имеющихся в курсе нормативных правовых актов.
Снят с поставки и сопровождения учебный курс UB_201.4 «Организация хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организации».
Он заменен на учебный курс УБ 1253.7 «Подготовка и проверка знаний специалистов по архивному делу».
В учебном курсе проведена актуализация имеющихся нормативных правовых актов. Проведена проверка имеющихся в учебном курсе тестовых вопросов на соответствие нормативным документам, внесены соответствующие изменения в формулировки вопросов и ответов.
Внесены изменения в следующие документы:
Добавлены следующие документы:
Информация об изменениях тестовых заданий:
Внесены изменения в формулировки тестовых заданий и вариантов ответов: 12
Добавлены новые тестовые задания: –
Удалены тестовые задания: –
В учебном курсе проведена актуализация имеющихся нормативных правовых актов. Проведена проверка имеющихся в учебном курсе тестовых вопросов на соответствие нормативным документам, внесены соответствующие изменения в формулировки вопросов и ответов.
Внесены изменения в следующие документы:
Информация об изменениях тестовых заданий:
Внесены изменения в формулировки тестовых заданий и вариантов ответов: 1
Добавлены новые тестовые задания: -
Удалены тестовые задания: -
В учебном курсе проведена актуализация имеющихся нормативных правовых актов. Проведена проверка имеющихся в учебном курсе тестовых вопросов на соответствие нормативным документам, внесены соответствующие изменения в формулировки вопросов и ответов.
Внесены изменения в следующие документы:
1. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (извлечения);
2. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ (извлечения).
Информация об изменениях тестовых заданий:
Внесены изменения в формулировки тестовых заданий и вариантов ответов: 45
Добавлены новые тестовые задания: 10
Удалены тестовые задания: 8
1) Выпущена новая редакция учебного курса УБ 1252.6 "Подготовка и проверка знаний работников по документационному обеспечению деятельности организации (делопроизводитель)".
Внесены поправки с учетом новых редакций следующих нормативно-правовых актов:
Добавлены документы:
Удалены документы:
Информация об изменениях тестовых заданий:
Внесены изменения в формулировки тестовых заданий и вариантов ответов: 6
Добавлены новые тестовые задания: 12
Удалены тестовые задания: 8
Изменено содержание текстов помощи по указанным документам: 20
2) Выпущена новая редакция учебного курса УБ 1253.3 "Подготовка и проверка знаний специалистов по архивному делу".
Внесены поправки с учетом новых редакций следующих нормативно-правовых актов:
Добавлены документы:
Информация об изменениях тестовых заданий:
Внесены изменения в формулировки тестовых заданий и вариантов ответов: -
Добавлены новые тестовые задания: 20
Удалены тестовые задания: 1
Изменено содержание текстов помощи по указанным документам: 2
3) Выпущена новая редакция учебного курса УБ 1255.3 "Подготовка и проверка знаний работников по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации (секретарь руководителя, помощник руководителя)".
Внесены поправки с учетом новых редакций следующих нормативно-правовых актов:
Добавлен следующий документ:
Информация об изменениях тестовых заданий:
Внесены изменения в формулировки тестовых заданий и вариантов ответов: -
Добавлены новые тестовые задания: 15
Удалены тестовые задания: -
Изменено содержание текстов помощи по указанным документам: -
4) Выпущена новая редакция учебного курса УБ 1285.3 "Подготовка и проверка знаний специалистов по архивному делу организаций, являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов".
Внесены поправки с учетом новых редакций следующих нормативно-правовых актов:
Добавлены документы:
Информация об изменениях тестовых заданий:
Внесены изменения в формулировки тестовых заданий и вариантов ответов: 5
Добавлены новые тестовые задания: 10
Удалены тестовые задания: -
Изменено содержание текстов помощи по указанным документам: -
Завершена работа над новой редакцией учебного курса УБ 1253.2 "Подготовка и проверка знаний специалистов по архивному делу"
Внесены поправки с учетом новых редакций следующих нормативно-правовых актов (по состоянию на 30.07.2017)
Информация об изменениях тестовых заданий:
Внесены изменения в формулировки тестовых заданий и вариантов ответов: 23
Добавлены новые тестовые задания: 1
Удалены тестовые задания: -
Изменено содержание текстов помощи по указанным документам: 5
1) Выпущен новый учебный курс УБ 1253.1 "Подготовка и проверка знаний специалистов по архивному делу"
Учебный курс предназначен для повышения квалификации и проверки знаний руководителей и работников архивов коммерческих организаций, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов.
Курс разбит на 5 тем, содержит контрольные вопросы по темам. В состав материалов для изучения включены следующие источники и литература (по состоянию на 26.04.2016):
Источники:
1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
2. Федеральный закон от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне"
3. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ
4. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13 июня 1996 г. N 63-ФЗ
5. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (Зарегистрированы в Минюсте России 7 сентября 2015 г. Регистрационный N 38830, утв. приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 256)
6. ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. N 1185-ст)
Литература:
7. Архивоведение (теория и методика): учебник для вузов / Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева; под ред. Е.М. Буровой — М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2016.
Темы курса:
Тема 1. Теоретические основы архивоведения в России. Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле.
Понятие архивного дела. Архивоведение как комплексная научная дисциплина. Объект и предмет теории и методики архивоведения. Принципы архивного дела на современном этапе. Понятие архивного документа, документа Архивного Фонда Российской Федерации. Документы по личному составу. Понятие архива. Понятие государственного и муниципального архивов. Формы собственности на архивные документы. Виды юридической ответственности за нарушение архивного законодательства об архивном деле в Российской Федерации. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Тема 2. Организация хранения документов в архиве организации
Понятие постоянного, временного и депозитарного хранения архивных документов. Понятие архивного фонда, архивного фонда личного происхождения. Понятие объединенного архивного фонда и его состав. Понятие фондообразователя. Состав архивного фонда организации. Создание единого архивного фонда организации. Понятие архивной коллекции, признаки ее формирования. Классификационные единицы в пределах архива и в пределах архивного фонда. Понятие единицы хранения. Понятие фондирования. Определение фондовой принадлежности документов. Хранение документов филиалов организаций. Понятие схемы классификации документов и дел. Основные и второстепенные признаки организации документов и дел внутри архивного фонда. Виды работ по обеспечению сохранности документов. Требования к архивохранилищу. Требования к размещению и нумерации стеллажей и полок в архивохранилище. Назначение топографического указателя. Температурно-влажностный режим хранения бумажных документов. Условия хранения электронных документов.
Тема 3. Комплектование архива организации
Понятие дела. Понятие упорядочения архивных документов. Понятие формирования дел. Требования к формированию дел. Виды работы по оформлению дел. Частичное и полное оформление дел. Нумерация документов дела. Порядок передачи документов в архив организации. Формат передачи электронных документов в архив. Определение сроков хранения документов в архиве организации. Сроки хранения документов по личному составу. Понятие экспертизы ценности документов. Этапы экспертизы ценности. Критерии экспертизы ценности. Формальный и аналитико-синтетический виды повторяемости информации. Перечни архивных документов с указанием сроков хранения. Функции экспертной комиссии организации. Назначение отметки "ЭПК". Основание уничтожения документа. Понятие комплектования архива. Профиль архива. Понятие источников комплектования архива. Порядок и критерии отнесения организаций к числу источников комплектования государственного или муниципального архива. Порядок передачи документов на депозитарное хранение. Судьба документов организации в случае реорганизации или ликвидации.
Тема 4. Организация учета документов в архиве организации
Назначение учета в архиве организации. Понятие единицы учета. Элементы архивного шифра. Обработка и учет россыпи в архиве организации. Система основных учетных документов архива организации. Назначение книги поступления и выбытия документов. Понятие листа фонда. Описание документов и дел. Состав элементов архивной описи. Понятия заголовка дела, аннотации документов. Основа составления архивной описи. Требования к количеству единиц хранения в описи. Состав справочного аппарата к описи. Предисловие к описи. Переводная таблица шифров. Требования к количеству экземпляров описей документов постоянного срока хранения, документов по личному составу. Номенклатура дел и ее назначение для учета документов в архиве. Назначение листа-заверителя. Назначение списка фондов и порядок его ведения. Состав дела фонда, срок его хранения. Основания внесения изменений в учетные документы архива. Требования к учетным базам данных архива организации Понятие проверки наличия и состояния документов. Виды работы по проверке наличия и состояния документов и дел. Сроки проведения проверки наличия и состояния документов на бумажных и электронных носителях. Срок розыска утерянных архивных документов. Организация внеплановой проверки наличия и состояния дел в архиве.
Тема 5. Использование документов архива организации
Понятие использования архивных документов. Пользователь архивных документов. Формы использования документов архива организации. Использование архивных документов в экономических целях. Понятие запроса как формы использования документов архива. Виды и сроки исполнения запросов, поступающих в архив. Этапы исполнения запросов. Оформление ответа на запрос (архивная справка, архивная выписка, архивная копия). Заполнение заказа (требования) на выдачу документов и дел. Сроки выдачи документов из архива организации. Доступ к документам, ограничение доступа к документам. Понятие и состав коммерческой тайны. Оформление доступа к документам, содержащим коммерческую тайну. Ответственность за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну.
2) Выпущен новый учебный курс УБ 1285.1 "Подготовка и проверка знаний специалистов по архивному делу организаций, являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов"
Учебный курс предназначен для повышения квалификации и проверки знаний руководителей и работников архивов коммерческих организаций, передающих архивные документы на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
Курс разбит на 5 тем, содержит контрольные вопросы по темам. В состав материалов для изучения включены следующие источники и литература (по состоянию на 29.04.2016):
Источники:
1. Федеральный закон от 22 октября 2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
2. Федеральный закон от 29 июля 2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне"
3. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ
4. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13 июня 1996 г. N 63-ФЗ
5. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (Зарегистрированы в Минюсте России 7 сентября 2015 г. Регистрационный N 38830, утв. приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 256)
6. Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 N 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ"
7. Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации" (утв. приказом Росархива от 11 марта 1997 г. N 11)
8. Примерное положение об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (утв. Приказом Роскомархива от 18 августа 1992 N 176)
9. ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. приказом Росстандарта от 17 октября 2013 N 1185-ст)
Литература:
10. Архивоведение (теория и методика): учебник для вузов / Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева; под ред. Е.М. Буровой — М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2016.
Темы курса:
Тема 1. Теоретические основы архивоведения в России. Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле.
Понятие архивного дела. Архивоведение как комплексная научная дисциплина. Объект и предмет теории и методики архивоведения. Принципы архивного дела на современном этапе. Понятие архивного документа, документа Архивного Фонда Российской Федерации. Документы по личному составу. Понятие архива. Положение об архиве организации. Основные задачи архива организации. Понятие государственного и муниципального архивов. Формы собственности на архивные документы. Виды юридической ответственности за нарушение архивного законодательства Российской Федерации. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Тема 2. Организация хранения документов в архиве организации
Понятие постоянного, временного и депозитарного хранения архивных документов. Понятие архивного фонда, архивного фонда личного происхождения. Понятие объединенного архивного фонда. Понятие фондообразователь. Создание единого архивного фонда организации. Понятие архивной коллекции, признаки ее формирования. Классификационные единицы в пределах архива и в пределах архивного фонда. Понятие единицы хранения. Понятие фондирования. Историческая справка к фонду. Определение фондовой принадлежности документов. Хранение документов филиалов организаций. Понятие схемы классификации документов и дел внутри архивного фонда. Основные и второстепенные признаки организации документов и дел внутри архивного фонда. Виды работ по обеспечению сохранности документов. Требования к архивохранилищу. Требования к размещению и нумерации стеллажей и полок в архивохранилище. Назначение топографического указателя. Температурно-влажностный режим хранения бумажных документов. Условия хранения электронных документов. Хранение документов конфиденциального характера, в том числе с грифом «Коммерческая тайна»
Тема 3. Комплектование архива организации и порядок передачи документов в государственный (муниципальный) архив
Понятие упорядочения архивных документов. Понятие дела. Понятие формирования дел. Требования к формированию дел. Понятие оформления дела. Виды работы по оформлению дел. Частичное и полное оформление дел. Нумерация документов дела. Назначение листа-заверителя. Порядок передачи документов в архив организации. Определение сроков хранения документов в архиве организации. Формат передачи электронных документов в архив. Понятие экспертизы ценности документов. Этапы экспертизы ценности. Критерии экспертизы ценности. Формальный и аналитико-синтетический виды повторяемости информации. Перечни архивных документов с указанием сроков хранения. Назначение отметки "ЭПК". Функции экспертной комиссии организации. Порядок уничтожения документов. Понятие комплектования архива. Профиль, ранг и тип архива. Компетенция архива. Зона комплектования. Понятие источников комплектования архива. Порядок и критерии отнесения организаций к числу источников комплектования государственного или муниципального архива. Полный и выборочный прием документов. Судьба документов в случае реорганизации или ликвидации организации. Состав ликвидационной комиссии. Сроки хранения документов по личному составу до передачи в государственный (муниципальный) архив. Порядок передачи документов по личному составу государственных (муниципальных) служащих. Срок хранения технологической и конструкторской документации до передачи в государственный архив. Передача документов организации на постоянное хранение. Виды документов, которые передаются в государственный (муниципальный) архив. Досрочная передача документов в государственный (муниципальный) архив. Подготовка к передаче документов на постоянное хранение. Оформление передачи документов.
Тема 4. Организация учета документов в архиве организации
Назначение учета в архиве организации. Назначение централизированного государственного учета. Принципы учета архивных документов. Основа государственного учета архивных документов. Понятие единицы учета. Элементы архивного шифра. Обработка и учет россыпи в архиве организации. Система основных учетных документов архива организации. Назначение книги поступления и выбытия документов. Понятие листа фонда. Описание документов и дел. Основа составления архивной описи. Понятия заголовка дела, аннотации документов. Состав элементов архивной описи. Требования к количеству единиц хранения в описи. Состав справочного аппарата к описи. Титульный лист описи. Предисловие к описи. Назначение переводной таблицы шифров. Требования к количеству экземпляров описей документов постоянного срока хранения, документов по личному составу. Требование к количеству экземпляров описи дел при передаче в государственный архив. Номенклатура дел и ее назначение для учета документов в архиве. Согласование номенклатуры дел. Назначение списка фондов и порядок его ведения. Состав дела фонда, срок его хранения. Паспорт архива, его назначение и срок составления. Основания внесения изменений в учетные документы архива. Требования к учетным базам данных архива организации. Обработка фонда при передаче на депозитарное хранение. Понятие проверки наличия и состояния документов. Виды работы по проверке наличия и состояния документов и дел. Сроки проведения проверки наличия и состояния документов на бумажных и электронных носителях. Срок розыска утерянных архивных документов. Организация внеплановой проверки наличия и состояния дел в архиве.
Тема 5. Использование документов архива организации
Понятие использования архивных документов. Пользователь архивных документов. Формы и цели использования документов архива организации. Понятие запроса как формы использования документов архива. Виды и сроки исполнения запросов, поступающих в архив. Этапы исполнения запросов. Оформление ответа на запрос (архивная справка, архивная выписка, архивная копия). Заполнение заказа (требования) на выдачу документов и дел. Сроки выдачи документов из архива организации. Доступ к документам, ограничение доступа к документам. Срок ограничения доступа к документам, содержащим тайну личной жизни. Понятие и состав коммерческой тайны. Оформление доступа к документам, содержащим коммерческую тайну. Ответственность за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну.
