Курс предназначен для повышения квалификации и проверки знаний руководителей и работников архивов коммерческих организаций, передающих архивные документы на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив.
В курсе рассматриваются вопросы изучения порядка передачи бумажных и электронных документов на постоянное хранение, срокам и особенностям хранения документов по личному составу, ведению государственного учета документов организации. Отельное внимание уделяется вопросам ответственности за нарушение законодательства об архивном деле.
Понятие архивного дела. Архивоведение как комплексная научная дисциплина. Объект и предмет теории и методики архивоведения. Принципы архивного дела на современном этапе. Понятия архивного документа, документа Архивного Фонда Российской Федерации. Документы по личному составу. Понятие архива. Положение об архиве организации. Основные задачи архива организации. Понятия государственного и муниципального архивов. Формы собственности на архивные документы. Виды юридической ответственности за нарушение архивного законодательства Российской Федерации. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Понятия постоянного, временного и депозитарного хранения архивных документов. Понятия архивного фонда, архивного фонда личного происхождения. Понятие объединенного архивного фонда. Понятие фондообразователь. Создание единого архивного фонда организации. Понятие архивной коллекции, признаки ее формирования. Классификационные единицы в пределах архива и в пределах архивного фонда. Понятие единицы хранения. Понятие фондирования. Историческая справка к фонду. Определение фондовой принадлежности документов. Хранение документов филиалов организаций. Понятие схемы классификации документов и дел внутри архивного фонда. Основные и второстепенные признаки организации документов и дел внутри архивного фонда. Мероприятия, направленные на поддержание архивных документов в оптимальном физическом состояние и минимизацию рисков их порчи и утраты. Требования к архивохранилищу. Требования к размещению и нумерации стеллажей и полок в архивохранилище. Назначение топографического указателя. Температурно-влажностный режим хранения бумажных документов. Организация хранения электронных документов. Хранение документов конфиденциального характера, в том числе с грифом «Коммерческая тайна».
Понятие упорядочения архивных документов. Понятие дела. Понятие формирования дел. Требования к формированию дел. Понятие оформления дела. Виды работы по оформлению дел. Частичное и полное оформление дел. Нумерация документов дела. Назначение листа-заверителя. Порядок передачи документов в архив организации. Определение сроков хранения документов в архиве организации. Формат передачи электронных документов в архив. Понятие экспертизы ценности документов. Этапы экспертизы ценности. Критерии экспертизы ценности. Формальный и аналитико-синтетический виды повторяемости информации. Перечни архивных документов с указанием сроков хранения. Назначение отметки "ЭПК". Функции экспертной комиссии организации. Порядок уничтожения документов. Понятие комплектования архива. Профиль, ранг и тип архива. Компетенция архива. Зона комплектования. Понятие источников комплектования архива. Порядок и критерии отнесения организаций к числу источников комплектования государственного или муниципального архива. Полный и выборочный прием документов. Судьба документов в случае реорганизации или ликвидации организации. Состав ликвидационной комиссии. Сроки хранения документов по личному составу до передачи в государственный (муниципальный) архив. Порядок передачи документов по личному составу государственных (муниципальных) служащих. Срок хранения технологической и конструкторской документации до передачи в государственный архив. Передача документов организации на постоянное хранение. Виды документов, которые передаются в государственный (муниципальный) архив. Досрочная передача документов в государственный (муниципальный) архив. Подготовка к передаче документов на постоянное хранение. Оформление передачи документов.
Назначение учета в архиве организации. Назначение централизированного государственного учета. Принципы учета архивных документов. Основа государственного учета архивных документов. Понятие единицы учета. Элементы архивного шифра. Обработка и учет россыпи в архиве организации. Система основных учетных документов архива организации. Назначение книги поступления и выбытия документов. Понятие листа фонда. Описание документов и дел. Основа составления архивной описи. Понятия заголовка дела, аннотации документов. Состав элементов архивной описи. Требования к количеству единиц хранения в описи. Состав справочного аппарата к описи. Титульный лист описи. Предисловие к описи. Назначение переводной таблицы шифров. Требования к количеству экземпляров описей документов постоянного срока хранения, документов по личному составу. Требование к количеству экземпляров описи дел при передаче в государственный архив. Номенклатура дел и ее назначение для учета документов в архиве. Согласование номенклатуры дел. Назначение списка фондов и порядок его ведения. Состав дела фонда, срок его хранения. Паспорт архива, его назначение и срок составления. Основания внесения изменений в учетные документы архива. Требования к учетным базам данных архива организации. Обработка фонда при передаче на депозитарное хранение. Понятие проверки наличия и состояния документов. Виды работы по проверке наличия и состояния документов и дел. Сроки проведения проверки наличия и состояния документов на бумажных и электронных носителях. Срок розыска утерянных архивных документов. Организация внеплановой проверки наличия и состояния дел в архиве.
Понятие использования архивных документов. Пользователь архивных документов. Формы и цели использования документов архива организации. Понятие запроса как формы использования документов архива. Виды и сроки исполнения запросов, поступающих в архив. Этапы исполнения запросов. Оформление ответа на запрос (архивная справка, архивная выписка, архивная копия). Заполнение заказа (требования) на выдачу документов и дел. Сроки выдачи документов из архива организации. Доступ к документам, ограничение доступа к документам. Срок ограничения доступа к документам, содержащим тайну личной жизни. Понятие и состав коммерческой тайны. Оформление доступа к документам, содержащим коммерческую тайну. Ответственность за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну.
В комплект методических материалов для изучения включены следующие нормативные правовые акты, нормативно-технические и другие документы (по состоянию на 08.07.2024):
В учебном курсе проведена актуализация имеющихся нормативных правовых актов. Проведена проверка имеющихся в учебном курсе тестовых вопросов на соответствие нормативным документам, внесены соответствующие изменения в формулировки вопросов и ответов. Внесены изменения в описание тем.
Внесены изменения в следующие документы:
Информация об изменениях тестовых заданий:
Внесены изменения в формулировки тестовых заданий и вариантов ответов: 3
Добавлены новые тестовые задания: –
Удалены тестовые задания: –
В учебном курсе проведена актуализация имеющихся нормативных правовых актов. Проведена проверка имеющихся в учебном курсе тестовых вопросов на соответствие нормативным документам, внесены соответствующие изменения в формулировки вопросов и ответов. Внесены изменения в описание тем.
Внесены изменения в следующие документы:
Добавлены следующие документы:
Удалены следующие документы:
Информация об изменениях тестовых заданий:
Внесены изменения в формулировки тестовых заданий и вариантов ответов: 58
Добавлены новые тестовые задания: 3
Удалены тестовые задания: 3
Снят с поставки и сопровождения учебный курс УБ 1285.7 «Подготовка и проверка знаний специалистов по архивному делу организаций, являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов».
Он заменен на курс УБП 1285.8 «Подготовка и проверка знаний специалистов по архивному делу организаций, являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов».
1) Выпущена новая редакция учебного курса УБ 1252.6 «Подготовка и проверка знаний работников по документационному обеспечению деятельности организации (делопроизводитель)».
Внесены поправки с учетом новых редакций следующих нормативно-правовых актов:
Добавлены документы:
Удалены документы:
Информация об изменениях тестовых заданий:
Внесены изменения в формулировки тестовых заданий и вариантов ответов: 6
Добавлены новые тестовые задания: 12
Удалены тестовые задания: 8
Изменено содержание текстов помощи по указанным документам: 20
2) Выпущена новая редакция учебного курса УБ 1253.3 «Подготовка и проверка знаний специалистов по архивному делу».
Внесены поправки с учетом новых редакций следующих нормативно-правовых актов:
Добавлены документы:
Информация об изменениях тестовых заданий:
Внесены изменения в формулировки тестовых заданий и вариантов ответов: –
Добавлены новые тестовые задания: 20
Удалены тестовые задания: 1
Изменено содержание текстов помощи по указанным документам: 2
3) Выпущена новая редакция учебного курса УБ 1255.3 «Подготовка и проверка знаний работников по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации (секретарь руководителя, помощник руководителя)».
Внесены поправки с учетом новых редакций следующих нормативно-правовых актов:
Добавлен следующий документ:
Информация об изменениях тестовых заданий:
Внесены изменения в формулировки тестовых заданий и вариантов ответов: –
Добавлены новые тестовые задания: 15
Удалены тестовые задания: –
Изменено содержание текстов помощи по указанным документам: –
4) Выпущена новая редакция учебного курса УБ 1285.3 «Подготовка и проверка знаний специалистов по архивному делу организаций, являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов».
Внесены поправки с учетом новых редакций следующих нормативно-правовых актов:
Добавлены документы:
Информация об изменениях тестовых заданий:
Внесены изменения в формулировки тестовых заданий и вариантов ответов: 5
Добавлены новые тестовые задания: 10
Удалены тестовые задания: –
Изменено содержание текстов помощи по указанным документам: –
