О платформе «ОЛИМПОКС» в формате мастер-класса

О чем необходимо знать, чтобы с максимальной эффективностью использовать функционал обучающе-контролирующих систем «ОЛИМПОКС» и «ОЛИМПОКС:Предприятие»? Как в них происходит настройка учебных профилей и личных кабинетов, формируются графики обучения и проверки знаний, обеспечивается мониторинг процесса самоподготовки работников?

Ответы на актуальные вопросы, связанные с особенностями работы систем, получили участники вебинара, который консалтинговая группа «ТЕРМИКА» провела 7 июля 2021 года. Ведущим мероприятия, организованного в формате мастер-класса, стал директор по маркетингу компании Александр Смирягин. Он не только рассказал участникам вебинара о возможностях систем, но и показал, как на практике использовать их функционал.

Две системы – один функционал

Как подчеркнул Александр Смирягин, открывая мастер-класс, функционал двух систем, составляющих программную платформу «ОЛИМПОКС», в целом совпадает. Отличительными особенностями системы «ОЛИМПОКС:Предприятие» являются функция работы через Интернет и возможность интеграции с кадровыми системами организации.

В перечень функциональных возможностей систем «ОЛИМПОКС» и «ОЛИМПОКС:Предприятие» входят:

  • автоматическая фиксация даты прохождения экзамена, назначение даты повторного прохождения, перенос на более ранний или поздний срок, назначение внеочередной проверки знаний;

  • рассылка уведомлений по электронной почте о сроках сдачи экзамена и о нарушении срока сдачи (с возможностью гибкой настройки);

  • система личных кабинетов, в которых отображаются набор назначенных учебных курсов/областей аттестации и сроки сдачи экзаменов;

  • возможность самоподготовки вне корпоративной сети с помощью мобильного приложения;

  • проведение вводных инструктажей по готовым электронным курсам и автоматическое ведение электронного журнала инструктажей;

  • назначение работнику обязательной подготовки перед экзаменом, успех прохождения которой отображается в процентах в личном кабинете;

  • проведение соревнований в формате электронной викторины на знание требований нормативной документации.

Настраиваем профили

Работа организатора обучения в системах «ОЛИМПОКС» и «ОЛИМПОКС:Предприятие» начинается с настройки учебных профилей во вкладке «Профили». Учебный профиль – это совокупность параметров, определяющих процесс проведения подготовки и проверки знаний. Каждому работнику, группе, организации или должности должен быть назначен свой учебный профиль.

В профили включаются курсы, которые необходимо изучить. Профилям присваиваются области аттестации. Для успешного завершения назначенного работнику учебного профиля ему необходимо пройти все курсы, проверки знаний и провести дополнительные мероприятия, заданные настройками профиля. При поставке системы в ней по умолчанию установлен основной профиль, в котором пользователям доступны все загруженные учебные курсы.

«Хотя система позволяет загружать в один профиль сразу несколько курсов, мы рекомендуем загружать один курс в один профиль, – сказал Александр Смирягин. – Так удобней следить за учебным процессом, ведь профиль будет завершен сразу по прохождении курса».

Ведущий отметил, что профили по промышленной безопасности в системах предустановлены, а вот по другим направлениям требуют настройки. В действующей системе он продемонстрировал участникам мастер-класса, как с помощью настройки учебного профиля выбрать области аттестации, изменить список назначенных курсов, задать периодичность проверки знаний, включить дополнительные мероприятия, присвоить теги и т. д.

В ходе настройки профиля также необходимо указать e-mail ответственного за обучение. Ему будет отправлено письмо с информацией о том, кому именно назначен данный профиль.

Вкладка «Профили» содержит страницу «Дополнительные мероприятия». Для конкретной группы это может быть все что угодно – например, занятие по оказанию первой помощи или прохождение вакцинации от COVID-19. Главное, что без осуществления этих мероприятий ни один участник группы не может быть допущен к предстоящей проверке знаний.

Как войти в систему

Одним из параметров вкладки «Профили» в системах «ОЛИМПОКС» и «ОЛИМПОКС:Предприятие» является настройка входа. Работники организации или учащиеся могут входить в систему тремя следующими способами:

  • без регистрации, когда им сразу доступны и подготовка, и экзамен;

  • по предварительной регистрации, когда их данные заранее вводятся в систему;

  • по фамилии, имени, отчеству.

Система позволяет использовать код разрешения для доступа к экзамену (для подготовки такой код не выдается). Его периодически необходимо обновлять. Код разрешения представляет собой любые несколько цифр, которые устанавливает ответственный за обучение. Код необходим, чтобы работники не пытались сдать экзамен раньше, чем завершат подготовку.

Администратор также может назначать группы пользователей при предварительной регистрации и выбирать основную группу для самостоятельно регистрируемых работников.

Нюансы регистрации

Открыв вкладку «Регистрация», ответственный за обучение может добавлять в систему, редактировать или удалять из нее:

  • группы (они, как правило, создаются в учебных центрах);

  • организации (их также добавляют в систему учебные центры, но если система установлена в организации, это могут быть ее структурные подразделения, к примеру, цеха);

  • комиссии (позволяет в дальнейшем автоматически формировать протоколы);

  • работников;

  • должности;

  • размещения (если организация имеет несколько производственных площадок, это поле позволяет группировать сотрудников по их территориальной принадлежности).

«Должности – одна из ключевых ролей, имеющихся в системе, – добавил ведущий. – Для каждой должности, в зависимости от матрицы обучения, назначается тот набор курсов, который обязаны пройти все, кто занимает эту должность. Поэтому перед тем, как заносить в систему информацию о работниках, я рекомендую заполнить поле «Должности». Это, в сущности, основная настройка системы, которую необходимо сделать, чтобы ее дальнейшая работа была проще и понятней».

Добавлять информацию о работниках можно вручную или копировать из файла в формате Excel. Возможность интеграции системы «ОЛИМПОКС:Предприятие» с кадровой системой предприятия и системой дистанционного обучения избавляет организатора процесса от трудоемкой ручной работы. Открывающаяся на вкладке «Регистрация» кнопка «Потоки обучения» предназначена для взаимодействия системы с сервисом дистанционной подготовки «ОЛИМПОКС:Облако».

Особую заинтересованность участников вебинара вызвала возможность назначения так называемой «родительской группы» существующим или вновь созданным группам. «Родительская группа» имеет в своем составе несколько других групп, которые, в свою очередь, также могут иметь внутри себя группы. Это позволяет построить иерархию групп, разграничив доступ к ним по учетным записям ответственных.

Формируем графики

В обучающе-контролирующих системах «ОЛИМПОКС» и «ОЛИМПОКС:Предприятие» реализована возможность формирования графиков обучения и проверки знаний, а также управления ими. С помощью кнопки «График» на вкладке «Мониторинг» ответственный за подготовку может делать выборки и формировать в виде таблиц графики за любой период, а также просматривать профили, назначенные конкретному работнику. В поле «Шаблон графика» он может выбрать готовый шаблон формирования документа, создать новый, отредактировать его или удалить.

Работнику, в свою очередь, достаточно под своим логином и паролем войти в личный кабинет, чтобы получить полную информацию о прошедших и предстоящих проверках.

Обширный функционал, представленный на вкладке «Мониторинг», позволяет не только формировать графики, но в режиме реального времени следить за процессом тестирования, документировать и сохранять результаты подготовки, создавать протоколы установленного образца и отчеты по итогам экзамена, выдавать цифровые удостоверения в виде QR-кода с профилями и датами сдачи экзаменов. Последняя из упомянутых функций, напомнил Александр Смирягин, необходима для работы с сервисом дистанционной подготовки «ОЛИМПОКС:Облако».

Управление графиками проверок знаний
Управление графиками проверок знаний

Система напоминает

Если данные работника, загруженные в систему, содержат адрес электронной почты, на этот адрес будут поступать уведомления о предстоящем экзамене, пропуске проверки знаний или ее результате. Отправка таких писем возможна и вручную.

Ведущий обратил внимание на заложенную в системах «ОЛИМПОКС» и «ОЛИМПОКС:Предприятие» возможность гибкой настройки отправки уведомлений о сроках предстоящей сдачи экзамена. По умолчанию такая рассылка будет проходить в три этапа: за две недели, за неделю и за день до назначенной проверки знаний.

При этом в группу получателей включаются не только экзаменуемые, но и ответственные за обучение по соответствующему учебному профилю. Письма для этих двух категорий выглядят по-разному. Работники информируются о возможности сдачи экзаменов, ответственные получают напоминания о необходимости проведения аттестации по соответствующим профилям с указанием конкретных сроков и фамилий сотрудников.

Управляем курсами

Еще одна вкладка в системах, обеспечивающая их эффективную работу, называется «Курсы». Ее функционал дает возможность ответственному за обучение сгенерировать из нескольких учебных курсов собственный тест или загрузить в систему собственный учебный курс, созданный в программе «ОЛИМПОКС:Редактор». Сгенерированные тесты отображаются в каталоге учебных курсов в разделе «Персональные учебные курсы» в соответствующих созданных категориях тестов.

Управление курсами внутри вкладки удобно организовано. К услугам пользователей древовидный указатель курсов и сгенерированных тестов, а также возможность просмотра информации о конкретных билетах и вопросах того или иного курса.

«Вы можете менять параметры наших учебных курсов, – обратился Александр Смирягин к участникам мастер-класса. – Например, в курсах по промышленной безопасности по умолчанию установлены те же условия, что и на Едином портале тестирования. То есть при ответах на 20 вопросов, содержащихся в билете, допускаются две ошибки. Но если вы хотите быть уверены в том, что ваши работники хорошо подготовились к аттестации, вы можете ужесточить условия: например, включить в билет 40 вопросов, а число допустимых ошибок сократить до одной».

Ждите обновлений

Мастер-класс компании «ТЕРМИКА», посвященный функционалу обучающе-контролирующих систем «ОЛИМПОКС» и «ОЛИМПОКС:Предприятие», завершился ответами на вопросы. В рамках подготовки и в ходе проведения вебинара мы получили ряд пожеланий по совершенствованию систем. Все они переданы разработчикам. Доработки, которые возможно воплотить в жизнь, будут выполнены и появятся уже в ближайших релизах.


28.07.2021

Новогодняя выгода с «ОЛИМПОКС»

Оплатите подписку на систему «ОЛИМПОКС» или «ОЛИМПОКС:Предприятие» до конца декабря 2022 года и получите один из трех предложенных подарков.