Курс на развитие культуры работы с документами

Витя Перестукин из «Страны невыученных уроков» рисковал жизнью, выбирая место для запятой в предложении «Казнить нельзя помиловать». Сегодня важно понимать, что, делая неправильный выбор при оформлении документов, мы подвергаем риску репутацию компании, в которой работаем. КГ «ТЕРМИКА» осознает значение правильно выстроенных процессов документационного обеспечения управления и уровня деловой грамотности, поэтому развивает культуру работы с документами среди своих сотрудников и содействует ее развитию в других организациях.

Культура работы с документами – это комплекс эффективных средств и правил создания, движения, исполнения и хранения документов в организации. Комплексный подход к работе с документами включает в себя также повышение общего уровня владения деловой речью и знания норм составления официальных бумаг.

Уровень грамотности при работе с документами определяет эффективность управления в целом и влияет на работу каждого отдельного сотрудника компании. Чем сложнее бизнес-процессы организации и чем больше людей в них вовлечено, тем большую значимость приобретает налаженная система делопроизводства и документооборота. Документ как информационная основа деятельности организации требует ответственного отношения на всех этапах работы: от момента создания до завершения исполнения. Развитие культуры работы с документами нацелено на формирование удобной и понятной системы документационного обеспечения, а в конечном итоге – на упрощение работы сотрудников, так или иначе связанных с оформлением или обработкой деловых бумаг.

К чему может привести недостаточно ответственное отношение к работе с документами:

• ошибки и опечатки в тексте документа снижают уровень доверия к содержащейся в нем информации;
• согласно нормам российского законодательства, документ с недостоверными сведениями теряет юридическую значимость;
• в результате долгого согласования документ может потерять актуальность;
• отсутствие или несоблюдение регламентов работы с документами замедляет процесс автоматизации документооборота.

Не стоит забывать, что уровень общей грамотности сотрудников и знание правил делового общения – маркер внешнего имиджа, на основании которого в числе прочего у заказчиков складывается мнение об организации. Наличие ошибок в тексте документа или делового письма может восприниматься как неуважение к получателю или вызывать сомнения в компетентности сотрудника, составлявшего документ. Вот почему важно уделять внимание не только техническим навыкам работы с документами, но и правилам русского языка и особенностям официально-делового стиля.

Сегодня в профессиональной среде в приоритете специализированные знания, поэтому вопросы общей и документационной грамотности отходят на второй план. Выходя на работу, мы значительно повышаем свои профильные знания и компетенции, а вопросы грамотности – это наш накопленный со школы и университета багаж, и после мы уже редко сознательно вкладываемся в развитие этих знаний. А грамотной работе с документами даже в вузах обучались только студенты узких специализированных направлений: документоведение, архивоведение, кадровое делопроизводство. В результате отличные в своих областях специалисты допускают элементарные ошибки в грамматике или оформлении документа.

Вышеописанная ситуация свидетельствует о значимости культуры работы с документами. КГ «ТЕРМИКА» ставит своей задачей не только популяризацию профессиональной грамотности в области управления документами, но и распространение знаний документной лингвистики. И начать мы решили с себя: этой осенью среди работников компании будет проводиться турнир на звание самого грамотного сотрудника. Призеры предварительных этапов получат сувениры и подарочные купоны, а финалисты соревнования – денежные призы.

Разумеется, турнир будет проводиться с помощью системы «ОЛИМПОКС» и тестовых заданий курса «Основные правила русского языка для работников организаций». А качественно подготовиться к турниру можно будет с новым интернет-ресурсом, который будет запущен в октябре, причем не только для работников «ТЕРМИКИ», а для всех, кто хочет упрочить свои знания грамматики и работы с документацией.

Так выглядит главная страница сайта edou.olimpoks.ru

Интернет-ресурс edou.olimpoks.ru представит своим пользователям электронные курсы, профильную литературу и тесты для проверки знаний в следующих областях:

• правила делового русского языка;
• управленческий документооборот;
• общее делопроизводство;
• секретарское дело;
• кадровое делопроизводство;
• архивное дело;
• передача документов в государственные архивы;
• стандартизация управления документами.

Материалы сайта, в большинстве своем бесплатные, помогут быстро закрыть пробелы в знаниях по вопросам ДОУ и найти нужную информацию для применения ее на практике. Как было сказано ранее, грамотная работа с документами – это не только теоретическое знание норм делопроизводства, важно грамотно писать и составлять официальные бумаги на практике. Поэтому на сайте также будут размещены практические интерактивные задачи, например, поиск ошибок – грамматических и оформительских – в готовом документе. Такой формат заданий позволяет не просто закрепить знания, но и сделает процесс обучения увлекательным, даже если сама по себе работа с документами кажется скучным занятием.

Сейчас, когда многие работают удаленно, владение нормами профессиональной коммуникации особенно актуально: ведь у человека по ту сторону монитора попросту нет другого способа сформировать мнение о собеседнике. Поговорка гласит, что встречают нас по одежке, а в случае с деловой перепиской это означает «по тому, насколько грамотно мы пишем или оформляем документы». И здесь важно понимать, что поддерживать культуру работы с документами невозможно исключительно правилами и стандартами. Большое значение в ее создании и успешном функционировании имеет вовлеченное участие каждого сотрудника. А достигнуть его намного проще, применяя интерактивные, современные средства.

30.09.2021