Создавайте документы правильно

Когда мы говорим о правильном создании документов, в первую очередь на ум приходят правовая и техническая стороны вопроса. Это аспекты делопроизводства, управления документами. Однако понятие «правильное создание документов» включает еще один важный аспект: соблюдение правил официально-делового стиля русского языка. Ими часто пренебрегают. В отличие от правил делопроизводства нарушение правил русского языка не влечет за собой правовой ответственности. Но отсутствие правовых рисков не означает отсутствие рисков как таковых.

Риски для репутации

В современной бизнес-среде репутация продолжает играть значительную роль. В ситуации избыточности рынка – будь то рынок труда, производственная отрасль, сфера услуг, рынок информационных продуктов – репутация может стать одним из факторов принятия решения. От нее зависит прием человека на работу, заключение сделки между компаниями, покупка оборудования и многое другое.

Каждый участник рынка в большей или меньшей степени заботится о своей репутации. Соискатель регулярно обновляет свое резюме и надевает на важные собеседования лучший костюм. Компания проводит контроль качества и по праздникам дарит клиентам памятные сувениры. Продавец следит за отзывами о своем товаре в сети и внимательно относится к предложениям покупателей. Это лишь маленькие примеры, слагаемых репутации намного больше. И среди них есть кое-что общее для всех участников: грамотность. Вакансия и резюме, коммерческое предложение и акт оказанных услуг, рекламная рассылка и товарная накладная – все это должно быть составлено грамотно. В противном случае для участника возрастает риск ухудшения репутации.

Как люди видят наши ошибки

Действительно ли все так серьезно? Да. Ошибки в деловой речи и в документации могут иметь несколько интерпретаций со стороны контрагента, и ни одна из них не является безусловно положительной:

  1. Некомпетентность. Первая мысль, которая может возникнуть у руководителя, получившего коммерческое предложение или резюме с ошибками, – отправитель недостаточно образован либо не разбирается в предмете (если ошибки допущены в специальных терминах и оборотах). Разумеется, никто не захочет принимать на работу непрофессионала или заключать сделку с дилетантами.
  2. Безразличие. Получив письмо с ошибками, представитель компании-контрагента может сделать вывод о том, что подобная невнимательность к деталям служит следствием общего безразличия к обсуждаемой сделке. Безразличие со стороны исполнителя или поставщика практически всегда равно низкому качеству товаров и услуг. Иначе говоря, тот, кто не следит за грамотностью в документах, не будет следить и за тем, доволен ли его клиент. А это значит, что ошибки могут стать причиной отказа и прекращения взаимодействия. То же может относиться к отношениям работника и работодателя.
  3. Перегруженность. В случае, аналогичном описанному в п. 2, ошибки в письме или макете договора могут стать для читающего признаком чрезмерной загруженности исполнителя или поставщика. С одной стороны, можно решить, что у него много заказов, и значит товар или услуга пользуются популярностью. С другой стороны, нетрудно сделать вывод о том, что в период авралов качество выполняемой работы резко падает. И результатом вновь может стать отказ от товара или услуги.
  4. Неуважение. Определенная категория участников делового взаимодействия может принять наличие ошибок в деловых текстах за невнимательность, нежелание их исправить и, соответственно, неуважение к себе. Так маленькое упущение с одной стороны превращается в серьезное оскорбление для другой. Стоит ли говорить, что далее может последовать не только разрыв деловых отношений, но и негативные рекомендации.
  5. Ретроградность. Одной из особенностей официально-деловой речи является соблюдение баланса между использованием необходимых словесных оборотов и избеганием так называемого «канцелярского» стиля, то есть избыточного, неоправданного употребления специальных терминов и оборотов, нагромождения псевдоофициальных конструкций. «Канцеляризмом» в речи чаще всего страдают два типа людей: те, кто не имеет опыта составления документов в официально-деловом стиле и знает о нем понаслышке, а также те, кто искренне верит в необходимость громоздких словесных конструкций в любых деловых текстах. Первых обычно могут заподозрить в некомпетентности (см. п. 1), особенно если это люди, чья работа должна быть связана с управлением документацией. Вторые чаще всего воспринимаются как приверженцы устаревшей практики ведения дел, поскольку современные тенденции в работе предусматривают упрощение и оптимизацию всех возможных процессов. Соответственно, представители компаний, ориентированных на современные тренды, не захотят иметь дело с теми, кто проявляет в своей речи черты ретроградства и «канцелярита».

Знать или уметь искать

Тот факт, что лучше писать грамотно, не оспаривается. Вопрос заключается в том, как избежать ошибок, особенно неявных – пунктуационных или стилистических. Современные психологи и социологи утверждают, что мы вступили в новую эпоху, когда важно не выучить как можно больше, а уметь быстро и эффективно находить информацию. Однако при работе с текстами такой подход может привести к проблемам. Мы можем быть уверены в том, что используем некий термин или оборот верно и верно обособляем его запятыми, и даже не догадываться о том, что правильный вариант написания выглядит совершенно иначе. В такой ситуации мы не станем искать подсказки в интернете, а сразу напишем неверно. В противоположной ситуации, когда мы подвергаем сомнению каждый второй оборот и знак препинания, мы можем потратить большое количество времени на поиск правил по всем случаям.

Значит ли это, что искать нельзя, нужно все учить? Отнюдь. Мы изучаем русский язык в течение всего обучения в школе, но можем по-прежнему иметь пробелы в знаниях, особенно если рассматривать официально-деловую речь. К тому же знания имеют свойство забываться, а нормы русского языка изредка, но претерпевают изменения. Лучшим решением в данном случае может служить изначальная «диагностика» имеющихся знаний и последующее закрытие пробелов с помощью подходящего методического материала. И здесь нам могут помочь современные инструменты электронного обучения.

Диагностика для пишущих

Технология электронных курсов позволяет провести тестирование на определение «слабых мест», после чего сразу пройти от списка вопросов к правилам, применяемым для случаев, в которых были допущены ошибки. Работа с курсом позволяет одновременно решить несколько проблем:

  1. Оценить свой изначальный уровень знания русского языка.
  2. Повысить качество освоения необходимых тем, не затрачивая время на повторение известного материала.
  3. Удостовериться в том, что все важные вопросы изучены в достаточной мере с помощью контрольного тестирования по всему курсу.

Электронный курс, использующий вышеописанную технологию, разработан по общим правилам русского языка и отдельным правилам, относящимся к официально-деловой речи. В методическую базу курса вошли сведения из книги доктора филологических наук, профессора кафедры русского языка Института лингвистики Российского государственного гуманитарного университета Е. П. Буториной «Справочник по русскому языку для работников организаций». Книга была выпущена компанией «ТЕРМИКА» осенью 2018 года. Курс также разработан компанией «ТЕРМИКА» по технологии проекта «ОЛИМПОКС» и доступен на сайте online.olimpoks.ru.

Желаем Вам успехов в создании документов!