Классификация электронных писем
Классифицировать деловые письма можно с разных точек зрения.
По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:
Письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.).
Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.
Письма, не требующие ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).
По аспектам письма делятся на:
- письмо-напоминание – факт напоминания;
- письмо-запрос;
- письмо гарантийное – выражение гарантии, документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств.
В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т. п.).
Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным;
- письмо-подтверждение – указание на достигнутую степень согласия, свершившийся факт;
- письмо-ответ – по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, т. к. тема его текста уже задана
и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы;
- письмо-отказ;
- письмо-просьба;
- инициативное письмо – это письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос)
к адресату в решении каких-либо вопросов;
- письмо-претензия;
- письмо-благодарность;
- информационное письмо – информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях;
- убеждающее письмо;
- письмо-приглашение – письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии.
Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия,
указываются сроки проведения и условия участия в нем.
- письмо-предложение;
- письмо-извинение;
- письмо-предупреждение – предупреждение о возможных ответных шагах и т. д.
- сопроводительное письмо – письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.
По признаку адресата деловые письма делятся на две группы:
Обычные – один адресат, один источник.
Циркулярные – направляются из одного источника на несколько адресов.
По типу затрагиваемых вопросов:
Деловая корреспонденция
(переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия).
Коммерческая корреспонденция
(переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта). В сфере торговых отношений сложились определенные типы коммерческих писем:
- письмо-запрос;
- ответ на запрос;
- письмо-извещение;
- письмо-предложение (оферта);
- письмо – ответ на предложение;
- письмо – подтверждение заказа;
- письмо – отказ от поставки товара, от оплаты и т. п.;
- письмо-рекламация;
- письмо – ответ на рекламацию и др.
Читайте далее:
Стилистические особенности деловых писем »