Использование электронной подписи при фиксации результатов прохождения инструктажей и проверки знаний

В процессе перехода на электронный документооборот (ЭДО) многие работодатели сталкиваются с вопросом правомерности использования различных видов электронной подписи (ЭП) при фиксации результатов прохождения инструктажей и проверки знаний по охране труда (ОТ), пожарной безопасности (ПБ), гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций (ГО и ЧС).

В данной статье приводится мнение консалтинговой группы «ТЕРМИКА» по вопросу применения различных видов ЭП в электронных документах, подтверждающих прохождение работниками организаций инструктажей, обучения и проверки знаний по ОТ, ПБ, ГО и ЧС.

В прилагаемой таблице обозначены области применения ЭП по трем указанным направлениям. Ссылки в левом столбце помогут вам сразу перейти в нужный раздел статьи, чтобы получить развернутую информацию по интересующей вас теме.

Направление обучения	Процедуры, в которых допустимо использование ЭП
Охрана труда	Фиксация результатов проверки знания требований ОТ
Пожарная безопасность	Фиксация результатов прохождения инструктажей
Гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций	Фиксация результатов прохождения инструктажей в филиалах и представительствах, расположенных удаленно от головного офиса

Какими бывают электронные подписи?

Статьей 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Федеральный закон № 63-ФЗ) предусмотрено два вида ЭП — простая и усиленная. Усиленная ЭП, в свою очередь, может быть неквалифицированной или квалифицированной.

Простая электронная подпись (ПЭП) подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом, используя коды, пароли или иные средства.

Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — это ЭП, которая:

• получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа ЭП;

• позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

• позволяет обнаружить факт внесения изменений в документ после его подписания;

• создается с использованием средств ЭП.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) соответствует всем признакам НЭП, а также имеет два дополнительных признака:

• ключ проверки ЭП указан в квалифицированном сертификате;

• для создания и проверки ЭП используются средства ЭП, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным Федеральным законом № 63-ФЗ.

При каких условиях ЭП приравнивается к собственноручной?

Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ определяет условия, при которых электронные документы, подписанные ЭП, признаются равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручно.

Электронный документ, подписанный КЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами (НПА) установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Электронный документ, подписанный НЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними НПА или соглашением между участниками электронного взаимодействия. При этом НПА и соглашения между участниками электронного взаимодействия в обязательном порядке должны предусматривать порядок проверки ЭП.

Электронный документ, подписанный ПЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними НПА или соглашением между участниками электронного взаимодействия. При этом НПА и соглашения должны соответствовать требованиям статьи 9 Федерального закона № 63-ФЗ. Согласно статье 9 Федерального закона № 63-ФЗ, НПА и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия в обязательном порядке должны предусматривать:

• правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его ПЭП;

• обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ ПЭП, соблюдать его конфиденциальность.

Применение ЭП в кадровом документообороте организации должно быть оформлено локальными нормативными актами (ЛНА), которые принимаются работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) для принятия ЛНА. Это может быть регламент, приказ о порядке учета, хранения и использования должностными лицами организации ЭП или другие ЛНА.

После принятия указанных актов и ознакомления с ними работников организации электронные документы, подписанные ПЭП, будут признаваться равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, если их положения не противоречат требованиям федеральных НПА. Для перехода на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО необходимо получить письменное согласие работника (есть исключения).

Охрана труда

Правила ЭДО в сфере трудовых отношений регулируются статьями 22.1–22.3 ТК РФ. Согласно части 3 статьи 22.1 ТК РФ, положения указанных статей не применяются в отношении документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником. Журнал регистрации проведения инструктажей оформляется на бумажном носителе, и работник расписывается в нем собственноручно (Также см.: письмо Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97).

В то же время статьи 22.1, 22.2 и 22.3 ТК РФ не ограничивают право работодателя в применении ЭДО для других документов по охране труда, в том числе для протокола проверки знания требований ОТ.

Часть 5 статьи 22.3. ТК РФ устанавливает следующие виды ЭП, которые работники могут использовать при подписании различных электронных документов (за исключением указанных в части 4 статьи 22.3 ТК РФ) посредством информационной системы работодателя:

• ПЭП, в случае если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его ПЭП и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи;
• НЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;
• КЭП.

Отметим, что Правилами обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утвержденными постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 «О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда», не регламентируется вид ЭП, который можно использовать при ведении протокола проверки знания требований ОТ.

Пожарная безопасность

С 1 сентября 2025 года вступает в силу приказ МЧС России от 16.12.2024 № 1120 «Об определении порядка, видов, сроков обучения лиц, осуществляющих трудовую или служебную деятельность, по программам противопожарного инструктажа, требований к содержанию указанных программ, порядка их утверждения и согласования и категорий лиц, проходящих обучение по дополнительным профессиональным программам в области пожарной безопасности» (далее — приказ № 1120).

Приказ № 1120 будет действовать в течение шести лет, до 1 сентября 2031 года. Обратимся к положениям этого документа.

Согласно пункту 4 приложения № 1 к приказу № 1120, теоретическая часть обучения может быть реализована с применением электронного обучения, дистанционных образовательных технологий, если это предусмотрено трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Пунктами 22 и 23 приложения № 1 к приказу № 1120 допускаются:

• возможность оформления журнала учета противопожарных инструктажей в электронном виде;

• возможность фиксации результатов обучения и проверки знаний путем подписания документов работником и лицом, проводившим противопожарный инструктаж, ЭП в соответствии с требованиями Федерального закона № 63-ФЗ.

Согласно пункту 2 приложения № 1, руководитель организации либо ответственный за обеспечение пожарной безопасности определяет в зависимости от структуры объекта защиты и численности работников порядок и сроки обучения лиц, осуществляющих трудовую деятельность, по программам противопожарного инструктажа, с учетом требований нормативных правовых актов РФ, предусматривающие, в том числе:

• применение электронного обучения, дистанционных образовательных технологий (подпункт 6 пункта 2 приложения № 1);

• виды ЭП (при оформлении документов в электронном виде и использовании ЭП) (см. статью 5 Федерального закона № 63-ФЗ).

Таким образом, в приказе № 1120 отсутствует запрет регистрации результатов прохождения противопожарных инструктажей с помощью ЭП.

При фиксации результатов прохождения противопожарных инструктажей с помощью ЭП необходимо соблюсти следующие условия:

• предусмотреть реализацию теоретической части обучения с применением электронного обучения в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему;

• использовать тот или иной вид ЭП в строгом соответствии с требованиями статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (для НЭП и ПЭП — обеспечить наличие соглашения между участниками электронного взаимодействия);

• обеспечить возможность проверки журнала учета противопожарных инструктажей надзорными органами.

Разъяснения по данному вопросу содержатся в п. 33 Информационного письма МЧС России от 17.04.2025 № ИВ-19-4-710 «По вопросам обучения мерам пожарной безопасности».

Гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций

Федеральным законом от 12.02.1998 № 28-ФЗ «О гражданской обороне», Федеральным законом от 21.12.1994 № 68-ФЗ «О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера» и постановлением Правительства Российской Федерации от 02.11.2000 № 841 «Об утверждении Положения о подготовке населения в области гражданской обороны» применение ЭДО и ЭП при фиксации результатов проведения инструктажей по ГО и защите от ЧС не предусмотрено. Однако поскольку данными документами напрямую не устанавливается обратного, применение ЭП допускается в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ.

Поскольку вышеназванные документы содержат слишком общие рамочные требования, МЧС России были подготовлены информационные письма:

• от 27.02.2020 № 11-7-605 «О примерном порядке реализации вводного инструктажа по гражданской обороне»;

• от 27.10.2020 № ИВ-11-85 «О примерном Порядке реализации инструктажа по действиям в чрезвычайных ситуациях».

К письмам прилагаются типовые формы журнала учета инструктажей. Согласно разъяснениям, страницы журнала нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью организации, что говорит о необходимости его ведения исключительно на бумажном носителе, а значит о невозможности применения ЭП.

Однако в письмах содержится важная оговорка (пункт 2.7), которая касается организаций с филиалами и представительствами, расположенными удаленно от головного офиса. Сообщается, что в таких подразделениях инструктаж может быть организован в дистанционной форме. При его проведении предлагается (пункт 2.8) использовать аппаратно-программные средства, поддерживающие аудиовизуальную связь инструктора и инструктируемого лица в режиме реального времени, с возможностью дистанционного ведения электронного журнала учета прохождения инструктажа.

Таким образом, для филиалов и представительств, расположенных удаленно, отсутствует запрет регистрации результатов прохождения инструктажей по ГО и ЧС с помощью ЭП.

При фиксации результатов прохождения инструктажей по ГО и ЧС с помощью ЭП в удаленных филиалах и представительствах необходимо соблюсти следующие условия:

• предусмотреть реализацию теоретической части обучения с применением электронного обучения в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему;

• использовать тот или иной вид ЭП в строгом соответствии с требованиями статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (для НЭП и ПЭП — обеспечить наличие соглашения между участниками электронного взаимодействия);

• обеспечить возможность проверки журнала учета инструктажей по ГО и ЧС надзорными органами.

Рекомендации по использованию ЭП

Перед применением ЭДО с использованием ЭП в документах регистрации проведения инструктажей в целях минимизации рисков работодателю следует сделать следующее:

• Получить письменное разъяснение уполномоченного органа по вопросам применения тех или иных видов ЭП в журналах учета прохождения инструктажей по пожарной безопасности и ГО и ЧС (МЧС РФ и Минцифры России).

• Ограничить использование ПЭП, так она формируется без использования криптографических операций и не требует сертификатов ключей проверки, что делает ее незащищенной перед хакерскими атаками. Документ, подписанный ПЭП, может быть изменен после подписания. Таким образом, ПЭП подходит только для базовых задач, не требующих высокого уровня защиты.

• Детально проработать ЛНА, регламентирующие порядок осуществления ЭДО в организации и устанавливающие юридическую значимость документов, подписанных ЭП. Для разработки таких ЛНА рекомендуется привлечь кадровых работников, специалистов по информационной безопасности, юристов, делопроизводителей. ЛНА должны быть разработаны и приняты в организации в соответствии с законодательством.