Документооборот по охране труда: какие документы предлагается разрешить оформлять в электронном виде?

Сегодня на повестке дня новации в совершенствовании механизмов электронного документооборота в сфере трудовых отношений, а точнее предлагаемые проектом федерального закона «О внесении изменений в статьи 22.1 и 22.3 Трудового кодекса Российской Федерации» (далее – Законопроект) нормы. Рассмотрим вкратце Законопроект № 270457-8.

Первое предлагаемое изменение Кодекса

Итак, Законопроектом предлагается снять запрет на ведение электронных документов в сфере трудовых отношений, которые подтверждают прохождение инструктажей по охране труда. Изменения не коснутся только целевого инструктажа по охране труда. Наглядно эти изменения части 3 статьи 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) представлены в таблице:

Действующая редакция Предлагаемая редакция
Положения настоящей статьи и статей 22.2 и 22.3 настоящего Кодекса не применяются в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником. Положения настоящей статьи и статей 22.2 и 22.3 настоящего Кодекса не применяются в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником целевого инструктажа по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Второе предлагаемое изменение Кодекса

Законопроектом предлагается установить обязанность по использованию работодателем только усиленной квалифицированной электронной подписи (далее – КЭП) при оформлении (посредством информационной системы работодателя) документации, подтверждающей прохождение инструктажей по охране труда. Предлагаемым исключением этой нормы также является целевой инструктаж по охране труда. Наглядно эти изменения в части 1 статьи 22.3 Кодекса представлены в таблице:

Действующая редакция Предлагаемая редакция
При заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, а также при подписании приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания, уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора посредством информационной системы работодателя работодателем используется усиленная квалифицированная электронная подпись. При заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, оформлении документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда (за исключением целевого инструктажа по охране труда), а также при подписании приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания, уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора посредством информационной системы работодателя работодателем используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

Документооборот по охране труда: какие документы предлагается разрешить оформлять в электронном виде?

Третье предлагаемое изменение Кодекса

Статью 22.3 Кодекса предлагается дополнить новой 5 частью, регламентирующей виды электронных подписей (далее – ЭП), которыми может воспользоваться работник. Изменениями предусмотрено, что при оформлении документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда, посредством информационной системы работодателя работник сможет использовать как КЭП, так и усиленную неквалифицированную электронную подпись (далее – НЭП), выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства. Для этой новации также предлагается исключение – целевой инструктаж по охране труда, а точнее документы, подтверждающие его прохождение.

Напомним, что НЭП является ЭП, которая:

  • получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа ЭП;

  • позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

  • позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

  • создается с использованием средств ЭП.

КЭП является ЭП, которая соответствует всем признакам НЭП и следующим дополнительным признакам:

  • ключ проверки ЭП указан в квалифицированном сертификате;

  • для создания и проверки ЭП используются средства ЭП, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Четвертое предлагаемое изменение Кодекса

Следующее изменение связано с согласованием норм статей 22.3, 229.2 и 230 Кодекса. Напомним, что выписки из журнала регистрации инструктажей по охране труда входят в перечень материалов расследования несчастного случая (статья 229.2 Кодекса). Вносимые изменения позволят обеспечить хранение выписок из электронных журналов регистрации инструктажей по охране труда в составе материалов расследования несчастного случая в соответствии с положениями статьи 230 Кодекса в течение 45 лет. Наглядно эти изменения в части 14 статьи 22.3 Кодекса представлены в таблице:

Действующая редакция Предлагаемая редакция
Работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле, в том числе в случае, если электронный документооборот осуществляется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы «Работа в России» Работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных настоящим Кодексом и законодательством Российской Федерации об архивном деле, в том числе в случае, если электронный документооборот осуществляется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы «Работа в России»

Законопроект предполагает внесение и других изменений в Кодекс. Они связаны с уточнением нумерации ряда абзацев соответствующих статьей.

Как видно, предлагаемые Законопроектом изменения не затронут порядок оформления документов, подтверждающих проведение целевого инструктажа по охране труда. Таким образом, в случае принятия Законопроекта документы, подтверждающие проведение целевого инструктажа по охране труда, будут оформляться по-прежнему на бумаге с собственноручной подписью работника.

Следует также отметить, что предлагаемые изменения в Кодексе направлены на дальнейшее внедрение в организациях цифровых технологий. На страницах Блога эксперта уже не раз отмечалось, что переход на электронный документооборот – это общая тенденция новых обязательных требований по различным видам безопасности. Подчеркнем также, что электронный документооборот позволяет обеспечить более прозрачные условия для осуществления контроля со стороны надзорных органов (об электронном протоколе по охране труда читайте здесь и здесь).

Как следует из сопроводительных документов к Законопроекту, его принятие потребует внесения соответствующих изменений в Правила обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 24.12.2021 № 2464 (далее – Правила). Давайте предположим эти возможные изменения. По нашему мнению, исходя из проектируемых норм Законопроекта, было бы логично внести изменения в раздел II «Организация и проведение инструктажей по охране труда» и раздел VIII «Оформление документов и записей о планировании и регистрации проведения обучения по охране труда» Правил, а точнее в пункты 24 и 88 Правил.

Предположим, что пункт 24 Правил тогда может быть изложен в следующей редакции: «Результаты проведения инструктажа по охране труда оформляются в соответствии с требованиями, установленными Трудовым кодексом Российской Федерации и настоящими Правилами». При этом пункт 88 Правил возможно изложить в следующей редакции: «Порядок регистрации проведенного инструктажа по охране труда и форма его документирования утверждаются работодателем. Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда (за исключением целевого инструктажа по охране труда), могут быть оформлены на бумажном носителе или в электронном виде и являются свидетельством того, что работник прошел соответствующий инструктаж по охране труда. При оформлении документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда (за исключением целевого инструктажа по охране труда), в электронном виде должна обеспечиваться возможность соблюдения сроков хранения выписок из электронных журналов регистрации инструктажей по охране труда в составе материалов расследования несчастного случая в соответствии с положениями статьи 230 Трудового кодекса Российской Федерации в течение 45 лет». Такие предполагаемые изменения Правил не дублируют нормы Законопроекта, а лишь дополняют (отчасти конкретизируют) их.

Документооборот по охране труда: какие документы предлагается разрешить оформлять в электронном виде?

Но здесь следует оговориться, что в соответствии со статьей 229.2 Кодекса материалы расследования также включают выписки из протоколов проверки знания пострадавшими требований охраны труда. Поэтому очевидно, что в случае принятия Законопроекта Правила следует уточнить в части сроков хранения оформляемых электронных протоколов проверки знания требований охраны труда, предусмотрев обязанность работодателя по соблюдению сроков хранения выписок из них также в течение 45 лет. О других ранее предлагаемых изменениях в Правила читайте здесь.

В заключение отметим: Законопроект предполагает, что федеральный закон вступит в силу уже с 1 марта 2023 года.


19.01.2023

Комментарии

Написать комментарий

Вы не можете просматривать комментарии, так как в вашем браузере по какой-то причине не работает javascript.