УБ 1253.7 – ОКС:Курс «Подготовка и проверка знаний специалистов по архивному делу»

Учебный курс «Подготовка и проверка знаний специалистов по архивному делу» предназначен для повышения квалификации и проверки знаний руководителей и работников архивов коммерческих организаций, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов.

Курс разбит на 5 тем с соответствующими методическими материалами и контрольными вопросами по каждой теме.

• Тема 1. Теоретические основы архивоведения в России. Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле

Понятие архивного дела. Архивоведение как комплексная научная дисциплина. Объект и предмет теории и методики архивоведения. Принципы архивного дела на современном этапе. Понятия архивного документа, документа Архивного фонда Российской Федерации. Документы по личному составу. Понятие архива. Понятия государственного и муниципального архивов. Формы собственности на архивные документы. Виды юридической ответственности за нарушение архивного законодательства об архивном деле в Российской Федерации. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

• Тема 2. Организация хранения документов в архиве организации

Понятие постоянного, временного и депозитарного хранения архивных документов. Понятия архивного фонда, архивного фонда личного происхождения. Понятие объединенного архивного фонда и его состав. Понятие фондообразователя. Состав архивного фонда организации. Создание единого архивного фонда организации. Понятие архивной коллекции, признаки ее формирования. Классификационные единицы в пределах архива и архивного фонда. Понятие единицы хранения. Понятие фондирования. Определение фондовой принадлежности документов. Хранение документов филиалов организаций. Понятие схемы классификации документов и дел. Основные и второстепенные признаки организации документов и дел внутри архивного фонда. Виды работ по обеспечению сохранности документов. Требования к архивохранилищу. Требования к размещению и нумерации стеллажей и полок в архивохранилище. Назначение топографического указателя. Температурно-влажностный режим хранения бумажных документов. Условия хранения электронных документов.

• Тема 3. Комплектование архива организации

Понятие дела. Понятие упорядочения архивных документов. Понятие формирования дел. Требования к формированию дел. Виды работы по оформлению дел. Частичное и полное оформление дел. Нумерация документов дела. Порядок передачи документов в архив организации. Формат передачи электронных документов в архив. Определение сроков хранения документов в архиве организации. Сроки хранения документов по личному составу. Понятие экспертизы ценности документов. Этапы экспертизы ценности. Критерии экспертизы ценности. Формальный и аналитико-синтетический виды повторяемости информации. Перечни архивных документов с указанием сроков хранения. Функции экспертной комиссии организации. Назначение отметки "ЭПК". Основание уничтожения документа. Понятие комплектования архива. Профиль архива. Понятие источников комплектования архива. Порядок передачи документов на депозитарное хранение. Судьба документов организации в случае реорганизации или ликвидации.

• Тема 4. Организация учета документов в архиве организации

Назначение учета в архиве организации. Понятие единицы учета. Элементы архивного шифра. Обработка и учет россыпи в архиве организации. Система основных учетных документов архива организации. Назначение книги поступления и выбытия документов. Понятие листа фонда. Описание документов и дел. Состав элементов архивной описи. Понятия заголовка дела, аннотации документов. Основа составления архивной описи. Требования к количеству единиц хранения в описи. Состав справочного аппарата к описи. Предисловие к описи. Переводная таблица шифров. Требования к количеству экземпляров описей документов постоянного срока хранения, документов по личному составу. Номенклатура дел и ее назначение для учета документов в архиве. Назначение листа-заверителя. Назначение списка фондов и порядок его ведения. Состав дела фонда, срок его хранения. Основания внесения изменений в учетные документы архива. Требования к учетным базам данных архива организации Понятие проверки наличия и состояния документов. Виды работы по проверке наличия и состояния документов и дел. Сроки проведения проверки наличия и состояния документов на бумажных и электронных носителях. Срок розыска утерянных архивных документов. Организация внеплановой проверки наличия и состояния дел в архиве.

• Тема 5. Использование документов архива организации

Понятие использования архивных документов. Пользователь архивных документов. Формы использования документов архива организации. Использование архивных документов в экономических целях. Понятие запроса как формы использования документов архива. Виды и сроки исполнения запросов, поступающих в архив. Этапы исполнения запросов. Оформление ответа на запрос (архивная справка, архивная выписка, архивная копия). Заполнение заказа (требования) на выдачу документов и дел. Сроки выдачи документов из архива организации. Доступ к документам, ограничение доступа к документам. Понятие и состав коммерческой тайны. Оформление доступа к документам, содержащим коммерческую тайну. Ответственность за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну.

В комплект методических материалов для изучения включены следующие нормативные правовые акты, нормативно-технические и другие документы (по состоянию на 01.03.2023):

1. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (извлечения);
2. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13.06.1996 № 63-ФЗ (извлечения);
3. Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»;
4. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
5. Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
6. Приказ Росархива от 11.04.2018 № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации»;
7. Приказ Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»;
8. ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
9. «Архивоведение (теория и методика): учебник для вузов» / Е.М. Бурова, Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева; под ред. Е.М. Буровой — М.: Издательство «ТЕРМИКА», 2016;
10. Бурова Е.М., Муравьева Н.А. «Справочник по архивному делу для работников организаций». (Серия «Управленческая безопасность» / под общ. ред. А.Б. Безбородова). М.: ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2018.
11. Архивоведение (теория и методика): Часть 1. Текст лекций / Е. М. Бурова, И. Е. Ромашин. - М.: ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2022.

13.03.2023 Выпущена новая редакция учебного курса УБ 1253.7 «Подготовка и проверка знаний специалистов по архивному делу»

13.03.2023 Снят с поставки и сопровождения учебный курс UB_201.4 «Организация хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организации»

28.03.2022 Выпущена новая редакция учебного курса УБ 1253.6 «Подготовка и проверка знаний специалистов по архивному делу»

02.11.2020 Завершена работа над новой редакцией учебного курса УБ 1253.5 «Подготовка и проверка знаний специалистов по архивному делу»

27.03.2020 Выпущена новая редакция учебного курса УБ 1253.4 "Подготовка и проверка знаний специалистов по архивному делу"

02.10.2018 Выпущены новые редакции учебных курсов по делопроизводству и архивному делу (УБ 1252.6, УБ 1253.3, УБ 1255.3, УБ 1285.3)

07.08.2017 Выпущена новая редакция учебного курса УБ 1253.2 "Подготовка и проверка знаний специалистов по архивному делу"

06.05.2016 Выпущены новые учебные курсы по делопроизводству и архивному делу