УБ 1355.2 – ОКС:Курс «Подготовка и проверка знаний руководителей и специалистов по стандартизации управления документами»

Учебный курс «Подготовка и проверка знаний руководителей и специалистов по стандартизации управления документами» предназначен для повышения квалификации и проверки знаний руководителей и работников служб делопроизводства.

Курс разбит на 6 тем, по которым содержит контрольные вопросы.

• Тема 1. Общие вопросы стандартизации в Российской Федерации

Понятие «стандартизация». Объекты стандартизации. Цели стандартизации. Принципы стандартизации. Участники работ по стандартизации. Функции технических комитетов по стандартизации. Документы по стандартизации. Понятие «стандарт организации». Цель разработки стандартов организации. Понятие «техническое регулирование». Принципы технического регулирования. Понятие «технический регламент». Цели принятия технического регламента.

• Тема 2. Управление документами: терминология и теория

Основные термины и определения в области управления документами. Доверенная система. Управление документами. Свойства документов. Характеристики документных систем. Носители информации. Индексирование. Преимущества управления документами. Включение документов в систему управления документами. Классификация деловой деятельности. Метаданные. Передача документов на уничтожение.

• Тема 3. Методология проектирования и внедрения систем управления электронными документами

Доверенная система. Ответственность за управление документами. Значение управления документами в организации. Принципы разработки программ управления документами. Характеристики систем управления документами. Прекращение применения систем управления документами. Включение документов в систему управления документами. Процессы управления документами. Хранение и обращение с документами. Контроль действий. Отбор и передача документов из системы управления документами на последующее хранение и уничтожение. Сроки хранения и действия по их истечении. Потеря информации.

• Тема 4. Информационные технологии, используемые в управлении документами

Формы хранения информации. Материальные носители информации и их физическая защита. Сбор и включение информации в систему управления документами. Контроль доступа. Создание и включение в систему графических образов документов. Подготовка бумажных документов к сканированию. Фотокопирование.

• Тема 5. Электронное сообщение: теория и понятийный аппарат

Электронное сообщение. Паспорт электронного сообщения. Конверт электронного документа. Электронная подпись. Виды электронной подписи. Использование простой электронной подписи. Обязательная часть электронного сообщения. Система управления документами. Информационное взаимодействие систем управления документами. Правила передачи файлов. Формат электронного сообщения. Элементы электронного сообщения. Модель паспорта электронного сообщения. Зоны паспорта электронного сообщения. Зона «Заголовок электронного сообщения». Зона «Документы электронного сообщения». Зона «Поручения электронного сообщения». Зона «Подписка электронного сообщения». Зона «Расширение электронного сообщения». Зона «Уведомление электронного сообщения». Конверт электронного сообщения. Заголовок конверта электронного сообщения. Зона «Прикладная информация конверта электронного сообщения». Зона «Дополнительная информация конверта электронного сообщения».

• Тема 6. Технологии, используемые для обеспечения сохранности электронных документов

Аутентичный электронный документ. Цели стратегии долговременной сохранности электронных документов. Элементы стратегии долговременной сохранности электронных документов. Переформатирование электронных документов. Процессы сканирования. Сканирование документа по частям. Критерии контроля качества отсканированных документов. Оценка качества графических образов. Проверка работоспособности сканера. Повторное сканирование бумажных документов.

В состав материалов для изучения включены следующие источники и литература::

1. «ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»;
2. Федеральный закон от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации»;
3. Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»;
4. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
5. «ГОСТ Р 53898-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению»;
6. «ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»;
7. «ГОСТ Р 54989-2012 (ISO/TR 18492:2005). Национальный стандарт Российской Федерации. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»;
8. Варламова Л.Н. «Стандартизация управления документами». М.: Издательство «ТЕРМИКА», 2016. - 428 с.

27.03.2020 Выпущена новая редакция учебного курса УБ 1355.2 "Подготовка и проверка знаний руководителей и специалистов по стандартизации управления документами"