Навстречу электронному документообороту

Год назад консалтинговая группа «ТЕРМИКА» объявила о начале инициативной кампании по переводу своих контрагентов на электронный документооборот (ЭДО). Сообщению об этом шаге предшествовала долгая кропотливая работа по созданию организационной и технологической инфраструктуры, необходимой для поддержки ЭДО как основного режима взаимодействия с поставщиками и заказчиками.

В качестве базовой платформы ЭДО мы используем систему «Контур.Диадок», важнейшим преимуществом которой является возможность подключения роуминга – технологии, позволяющей вести обмен электронными документами между пользователями различных систем ЭДО.

В настоящее время компания «ТЕРМИКА» поддерживает обмен документами в двух форматах – электронном и бумажном, однако своей приоритетной задачей на 2022 год считает полный переход на ЭДО. Для реализации этой задачи в настоящее время созданы все необходимые предпосылки.

Напомним, что юридическая значимость ЭДО, как и возможность его использования в бухгалтерском и налоговом учете, закреплена федеральными законами от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», Налоговым кодексом Российской Федерации (п. 1 ст. 169) и приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи».

За последние месяцы на федеральном уровне был принят ряд важных решений, касающихся перехода на ЭДО. В ноябре 2021 года Государственная Дума Российской Федерации приняла в третьем, окончательном чтении законопроект, регламентирующий применение ЭДО в сфере трудовых отношений. В соответствии с Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» положения главы 2 ТК РФ дополняются тремя новыми статьями.

Статья 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» определяет, что ЭДО в сфере трудовых отношений – это создание, подписание, использование и хранение работодателем или работником документов, связанных с работой и оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Статья 22.2 «Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот» предусматривает введение ЭДО на основании локального нормативного акта (ЛНА). В срок, установленный соответствующим ЛНА, каждый работник уведомляется о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО. При этом у работника есть право отказаться от ведения его кадровых документов в электронном виде.

Статья 22.3 «Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота» устанавливает, что работодатель может осуществлять ЭДО посредством единой цифровой платформы «Работа в России» или корпоративной информационной системы, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.

При подписании электронных документов планируется использовать усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись.

Положения Трудового кодекса РФ, касающиеся взаимодействия единой цифровой платформы «Работа в России» и информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, его хранение и фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений, вступят в силу с 1 сентября 2022 года.

Из недавних нормативных правовых актов следует отметить постановление Правительства РФ от 15.02.2022 № 172 «О государственной информационной системе "Типовое облачное решение системы электронного документооборота"» (ТОР СЭД), вступившее в силу 25 февраля 2022 года.

Эта система, которая до сих пор работала в тестовом режиме, позволяет создавать, обрабатывать, пересылать, подписывать, хранить документы в цифровой форме с соблюдением необходимых требований безопасности без применения электронных носителей. Масштабное внедрение ТОР СЭД в государственных и муниципальных ведомствах и организациях должно способствовать повышению качества и скорости оказания их услуг, снижению трудовых, временных и материальных затрат.

Оператором системы является Минцифры России, подключение к ней осуществляется бесплатно.

Ранее мы уже писали о преимуществах электронного формата обмена документами. Эти преимущества очевидны:

Экономия времени и ресурсов, затрачиваемых на делопроизводство. Следствием такой экономии становится ускорение всех бизнес-процессов, связанных с формированием, получением, регистрацией и согласованием документов. Работать с электронными документами гораздо удобнее, чем с бумажными. На смену курьерам и обычной почте приходит почта электронная. Полученный в электронном виде документ можно быстро изучить, отредактировать, подписать. Высвободившееся в результате такой оптимизации время работники могут использовать для решения других задач.
Отслеживание движения документации в режиме онлайн. В системе ЭДО не может потеряться ни один документ. Ни одна важная бумага, будучи переведенной в электронный формат, уже не пропадет. Статус любого файла, отправленного контрагенту, можно отследить, а поскольку все данные передаются по защищенным каналам связи, то никакие третьи лица не получат к ним доступ.
Возможность предоставления в контролирующие ведомства (ФНС, ПФР и другие) электронной документации без необходимости распечатывания и доставки бумажных аналогов. Многие отчеты уже сегодня принимаются только в электронном виде, и их доля в общем объеме отчетной документации растет. Благодаря ЭДО бухгалтерам не надо тратить время на поездки по инстанциям и стоять в очередях. Любой финансовый документ может быть отправлен в контролирующий орган одним нажатием клавиши. У ответственного лица есть возможность оперативно исправлять ошибки в документе, если они будут обнаружены проверяющим. Точность учета, контроль и конфиденциальность гарантированы.
Снижение расходов на бумагу и иные виды канцелярской продукции. Многие компании тратят значительные средства на принтеры и их обслуживание (чернила и картриджи), а также на канцелярские принадлежности (бумагу, ручки, конверты, папки, файлы). Переход на ЭДО позволяет значительно уменьшить их использование. Уменьшение потребления бумаги – не только статья экономии, но и снижение объема отходов, то есть переход на экологичный режим работы, при котором экономический рост наносит меньше вреда окружающей среде.

Компания «ТЕРМИКА» призывает всех клиентов и партнеров активнее использовать в своей деятельности преимущества ЭДО!

25.03.2022