Стилистические особенности деловых писем

Специфическими чертами официально-делового стиля изложения являются:

• подчеркнутая официальность и деловитость;
• адресность (наличие отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем);
• устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования в тексте деловых писем;
• лексическое и композиционное единообразие содержания письма;
• максимально нейтральный тон изложения;
• точность и ясность, исключающие непонимание или двоякое толкование содержания письма;
• лаконичность изложения содержания.

Опираясь на специфику стиля, можно выделить несколько рекомендаций при составлении писем:

• Излагайте суть преимущественно простыми, короткими предложениями, старайтесь избегать причастных и деепричастных оборотов и других осложняющих конструкций.
• Отдавайте предпочтение прямому порядку слов в предложении – подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения.
• Применяйте устойчивые словосочетания и обороты письменной речи.
• Употребляйте специальные термины в их общепринятом толковании и только в том случае, если применение термина является совершенно необходимым.
• Исключите устаревшие слова и выражения (архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из диалектов. А также не следует употреблять недавно появившиеся выражения, профессиональный жаргон и т. п.
• Излагайте суть спокойно, ровно и нейтрально. Проявление как чрезмерной любезности, так и недоброжелательности или даже грубости не допускается. В процессе изложения будьте умеренны в просьбах, сдержанны в оценках событий, объективны при изложении фактов.
• Не намекайте получателю письма на его мнимую невнимательность, используя в тексте письма формулировку типа: «Предлагаю внимательно изучить...».
• Не торопите адресата принять решение, употребляя в тексте письма слова «срочно», «незамедлительно», «в возможно более короткие сроки». Лучше указать, когда бы Вы желали узнать о решении, например следующим образом: «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении».
• Не навязывайте адресату содержанием (или подтекстом) документа ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру».
• Если Вы сообщаете о том, что выполнение поручения или просьбы невозможно, не начинайте письмо с констатации отказа – сначала изложите мотивацию своего решения и дайте понять, что при определенных обстоятельствах к вопросу можно вернуться.
• Проявляйте дипломатию в тех случаях, когда вы сообщаете о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение просьбы стоило Вам известного труда, в противном случае Вы рискуете столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по еще менее существенным проблемам.