Стандарт взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления. – М.: Гильдия Управляющих Документацией, 2003

Гильдия Управляющих Документацией

Стандарт взаимодействия систем автоматизации
документационного обеспечения управления

Издание первое

30.09.2003

Москва

1. Предисловие

В начале 2002 года "Гильдия Управляющих Документацией" объявила о начале работ по созданию Стандартов и Протоколов взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления.

7 августа 2002 г. было подписано Соглашение об объединении усилий и ресурсов ведущих российских компаний-разработчиков с целью разработки Стандартов и Протоколов взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления. Создана "Рабочая группа", в которую вошли:

- "Гильдия Управляющих Документацией";

- ЗАО "АйТи. Информационные технологии";

- Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД);

- ЗАО "Компания ИнтерТраст";

- ООО "Информационные Бизнес Системы";

- ЗАО "НТЦ ИРМ ";

- ООО "Электронные Офисные Системы ";

- ГНПП "Гранит-Центр".

Координатором проводимых работ признана "Гильдия Управляющих Документацией".

Первым результатом деятельности "Рабочей группы" является настоящее издание Стандарта взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления.

"Гильдия Управляющих Документацией" объединяет управляющих делами и руководителей делопроизводственных подразделений ряда федеральных и региональных органов исполнительной власти, банков и компаний, руководителей ведущих компаний-разработчиков систем автоматизации документационного обеспечения управления. Важнейшей задачей организации считается повышение профессиональной квалификации специалистов в области управления документацией, выработка предложений по унификации и стандартизации управленческой документации, продвижение наиболее эффективных технологий в организации документационного обеспечения управления.

2. Общие положения

Настоящий стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронных сообщений, обеспечивающих взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ).

Электронное сообщение представляет собой XML документ установленной настоящим Стандартом структуры и с заданным настоящим Стандартом составом элементов и их атрибутов. Электронное сообщение передается из системы в систему в виде файла.

Электронное сообщение в целом, так и составные его части, могут быть независимо подписаны электронными цифровыми подписями и /или зашифрованы. Порядок применения электронной цифровой подписи и шифрования не являются предметом настоящего Стандарта, а рассматриваются как "внешние" по отношению к нему. Их применение регламентируется отдельными документами.

3. Область применения

Настоящий Стандарт распространяется на взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления. Имеется две системы автоматизации документационного обеспечения управления - система автоматизации ДОУ1 и система автоматизации ДОУ2. Системы автоматизации ДОУ1 и ДОУ2 независимы и удовлетворяют следующим условиям:

- в системах имеются регистрационно-контрольные формы документов (РКФ), содержащие значения реквизитов документов и, возможно, хранятся сами документы в электронном виде;

- в системе автоматизации ДОУ1 формируется и передается в систему автоматизации ДОУ2 электронное Сообщение, содержащее набор значений реквизитов документа, возможно, сам документ в электронном виде и другая, необходимая информация;

- в системе автоматизации ДОУ2 документ принимается и обрабатывается по технологии, установленной в данной организации;

- в системе автоматизации ДОУ2, при необходимости, по результату приема поступившего Сообщения формируется и передается в систему автоматизации ДОУ1 Уведомление - ответное Сообщение, содержащее информацию о доставке Сообщения, об ошибках приема и интерпретации Сообщения, о регистрации полученного документа и т.п.;

- результат исполнения документа передается из системы автоматизации ДОУ2 в систему автоматизации ДОУ1 как самостоятельное электронное Сообщение - Документ-ответ.

4. Используемые термины и определения

Термин	Определение
Язык XML (Extensible Markup Language)	Расширяемый язык разметки данных. Стандарт на структурированное описание данных, ориентированный, в частности, на обмен информацией между независимыми участниками. Предложен консорциумом World Wide Web (W3C)
XML документ	Текстовый документ, составленный в полном соответствии со стандартом XML. Состоит из пролога, одного корневого элемента XML, комментариев, декларации типов данных и символов
Элемент XML документа	Именованная структурная единица языка XML, ограничена открывающим и закрывающим тегами. Может повторяться, включать другие элементы XML, комментарии и атрибуты XML
Атрибут XML документа	Именованная уточняющая характеристика элемента XML. Состоит из пары "название"="значение". Указывается при определении элемента XML в открывающем теге
Документ	Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать ( Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" (1995), ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" )
Реквизит документа	Обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 51141-98)
Документационное обеспечение управления (ДОУ)	Деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141-98)
Исполнение документа	Выполнение в установленные сроки поручений, определенных в документе (на основе п.8.1.12 "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", М., 2001)
Электронное сообщение (Сообщение)	XML -документ установленной настоящим стандартом структуры и с заданным настоящим стандартом составом элементов и их атрибутов, передаваемый из одной системы автоматизации ДОУ в другую систему в виде файла
Файл документа	Файл, обеспечивающий передачу документа в неструктурированном электронном виде
Структурированная часть документа	Набор реквизитов РКФ официального документа, определенный настоящим стандартом
Документ в неструктурированном виде	Файл с документом в электронном виде, формат, логическая и физическая структура которого не определяется настоящим стандартом
Дополнительные материалы к документу, Дополнительные документы, Приложения	Документ или совокупность документов, информация которых разъясняет, уточняет и т.п. отдельные вопросы, затронутые в основном Документе
Сопроводительное письмо	Документ, который содержит информацию о заданиях на исполнение поступившего и переданного на исполнение Документа
Система автоматизации документационного обеспечения управления	Комплекс программных и технических средств, а также организационных и распорядительных документов, позволяющих автоматизировать процессы документационного обеспечения управления
Регистрационно-контрольная форма документа (РКФ)	Совокупность реквизитов, формируемых в информационной системе автоматизации ДОУ для регистрации Документа и контроля его исполнения
Регистрация документа	Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98)
Информационное взаимодействие систем автоматизации ДОУ	Обмен между двумя системами автоматизации ДОУ электронными сообщениями заданного вида и по сценариям взаимодействия, определенными настоящим стандартом
Отправитель электронного сообщения	Система автоматизации ДОУ - инициатор информационного взаимодействия, которая формирует и посылает электронное сообщение в другую систему автоматизации ДОУ
Получатель электронного сообщения	Система автоматизации ДОУ, которая в ходе информационного взаимодействия получает электронное сообщение и обеспечивает его обработку
Сценарий взаимодействия систем автоматизации ДОУ	Последовательность проведения операций в системах автоматизации ДОУ по обмену и обработке электронных сообщений
Электронная цифровая подпись	Реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе ( Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" )

5. Модель Сообщения

Электронное Сообщение, обеспечивающее информационное взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления, содержит Заголовок сообщения и одну или несколько Зон (см. рис. 5.1.).

Рис. 5.1. Структура Сообщения

Каждое Сообщение оформляется как самостоятельный XML документ.

Заголовок сообщения является самостоятельной, обязательной зоной Сообщения. Кроме Заголовка в Сообщении обязательно должна присутствовать хотя бы одна из зон.

Заголовок сообщения составляет корневой элемент XML документа и два элемента, определяющие от кого и кому передается Сообщение.

Зоны сообщения оформляются как самостоятельные, независимые элементы языка XML первого уровня иерархии. Тип зоны определяется именем этого элемента.

Используемые в Сообщении зоны (соответствующие XML элементы) могут быть только из числа типов, определенных в настоящем Стандарте. Зона заданного типа в Сообщении может быть одна и только одна.

Передаваемая в зонах Сообщения информация оформляется как вложенные XML элементы второго и последующих уровней иерархии (элементы Содержания соответствующей зоны /элемента).

В Содержании зоны могут быть использованы элементы только из перечня элементов, определенных в настоящем Стандарте для данной зоны, с установленной в Стандарте допустимым количеством (кратностью) и только с установленным в Стандарте составом Атрибутов. Исключение составляет зона Расширение - состав и структура элементов данной зоны определяется разработчиком соответствующей передающей системы.

Данные взаимодействующих систем автоматизации документационного обеспечения управления передаются через значения Содержания и Атрибутов элементов.

Ссылки, команды, комментарии и /или разделы CDATA в Содержании элементов (зон) настоящим Стандартом не регламентируются и определяются разработчиком соответствующей передающей системы. Они могут использоваться как комментарий и /или для передачи, не стандартизованной в рамках настоящего Стандарта информации и порядка ее обработки.