Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33

К списку документов

Приложение 1
к приложению 12

Перечень нормативно-методических документов,
регламентирующих и обеспечивающих деятельность службы ДОУ

1. Документы по нормированию труда

Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию. - М.: Экономика, 1988.

Типовые нормы времени на стенографические работы. - М.: НИИтруда, 1977.

Типовые нормы времени на работу по копированию и размножению документов. - М.: Экономика, 1986.

Единые нормы времени и расценки на проектные работы. Ч. 23. Подсобно-производственные работы. - М.: НИИтруда, 1979.

Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. - М.: Экономика, 1988.

Методические указания по выпуску министерствами, комитетами, ведомствами и организациями печатной продукции. - М.: Госкомиздат СССР, 1981.

Единые нормы времени и выработки на работы, выполняемые на перфорационных, клавишных вычислительных машинах и устройствах подготовки данных на машинных носителях. - М.: НИИтруда, 1985.

Нормы времени на работы по проектированию и внедрению автоматизированной обработки информации бухгалтерского учета с применением ЭВМ. - М.: ЦСУ СССР, 1985.

2. Документы по структуре, функциям и численности службы ДОУ

Типовые межотраслевые нормативы численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных объединений (комбинатов) и предприятий. - М.: НИИтруда. 1980.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. Вып. 1. Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей руководителей, специалистов и служащих. -М.: Экономика, 1989.

Общесоюзный классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. - М.: Госстандарт, 1986.

Единая номенклатура должностей служащих // Квалификационный справочник должностей служащих. - М.: НИИтруда, 1981

Количественные оценки эффективности труда служащих производственных объединений, предприятий. Методические рекомендации. - М.: НИИтруда, 1980.

3. Документы по организации рабочих мест и условий труда

СНиП П-84-78. Здания управлений. - М.: Стройиздат, 1978;

СНиП П-83-78. Здания конструкторских и проектных организаций. - М.: Стройиздат, 1978;

СН 245-71. Санитарные нормы проектирования промышленных предприятий;

СН 495-77. Инструкция по проектированию зданий научно-исследовательских учреждений;

СН 181-70. Указания по проектированию цветовой отделки интерьеров производственных зданий промышленных предприятий;

ГОСТ 19605-74. Организация труда. Основные понятия. Термины и определения;

ГОСТ 12.2.032-78 ССБТ. Рабочее место при выполнении работ сидя. Общие эргономические требования;

ГОСТ 12.2.034-78 ССБТ. Рабочее место при выполнении работ стоя. Общие эргономические требования;

Определение нормативов времени на отдых и личные надобности. Межотраслевые методические рекомендации. - М.: НИИтруда, 1982;

Типовые внутрисменные режимы труда и отдыха. - М.: НИИтруда, 1977;

СН 512-78. Инструкция по проектированию зданий и помещений для электронно-вычислительных машин.

4. Документы по совершенствованию ДОУ

Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М., 1988;

Типовые положения об экспертно-проверочных и экспертных комиссиях архивных учреждений и ведомств. М., 1988;

Основные правила работы ведомственных архивов, М., 1986.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. М., 1988.

Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. М., 1973.

Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР. М., 1969.

Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР, и методические рекомендации по экспертизе ценности научно-технической документации. М., 1987.

Технический перечень звукозаписей, подлежащих приему на государственное хранение. М., 1980.

Организация документов на вычислительных центрах. Методическое пособие. М., 1981.

5. ГОСТы

ГОСТ 6.10.5-87 "УСД. Требования к построению формуляра-образца";

ГОСТ 6.10.1-88 "УСД. Основные положения";

ГОСТ 6.38-90 "УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

ГОСТ 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";

ГОСТ 6.10.4-84 "УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемой средствами вычислительной техники. Основные положения";

ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры, технические условия".

6. Межотраслевые унифицированные системы документации

Унифицированная система плановой документации.

Унифицированная система отчетно-статистической документации.

Унифицированная система первичной учетной документации.

Унифицированная система финансовой, первичной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

Унифицированная система расчетно-денежной документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Унифицированная система документации по ценообразованию.

Унифицированная система документации по материально-техническому снабжению и сбыту.

Унифицированная система документации по торговле.

Унифицированная система документации по внешней торговле.

Унифицированная система проектной документации для строительства.

Унифицированная система документации по изобретениям и открытиям.

Унифицированная система документации по социальному обеспечению.

Унифицированная система документации по труду и социальным вопросам (в части трудовых ресурсов).

Унифицированная система документации по оперативному планированию и управлению работой транспортного узла.

Унифицированная система документации по бытовому обслуживанию населения.

Приложение 2
к приложению 12

Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ

Должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы.

В общих положениях устанавливаются следующие основные задачи работника

например, основная задача делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих документов;

порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник;

профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);

основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе "Функции работника" определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций, например, регистрация документов может слагаться из таких работ - заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.

В разделе "Обязанности работника" указываются особенности:

связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;

предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.);

требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;

порядок исполнения поручений;

этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе "Права работника" определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.

В разделе "Взаимоотношения" указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.

В разделе "Оценка работы" перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, возложенных в должностной инструкции.