ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

К списку документов

3.2 Делопроизводство

3.2.1 Документирование

44 документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.

45 средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.

46 система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.

47 вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.

48 бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

49 унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.

50 табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.

51 альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.

52 оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.

53 согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.

54 лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.

55 виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

56 гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.

57 подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.

58 подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

59 электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

60 утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.

61 гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.

62 гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.

63 дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.

64 место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации - автора документа.

65 резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.

66 текст документа: Основная содержательная часть документа.

67 адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.

68 отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).

69 отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.

70 отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.

71 печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

72 официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.

3.2.2 Организация работы с документами

73 документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

74 электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

75 объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

76 документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.

77 плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.

78 включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.

79 метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.

80 конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.

81 миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

82 первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.

83 предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.

84 регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

85 регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

86 регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.

87 государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.

88 контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

89 типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.

90 индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

91 отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.

92 оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.

93 документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.

94 номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

95 дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

96 электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.

97 признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.

98 формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.

99 оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.

100 заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.

101 внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

102 лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.

103 индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

104 опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.

105 уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.