Бланк письма / 1.2. Требования к бланкам документов

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:¹

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
08 - наименование организации";
09 - справочные данные об организации,

а также ограничительные отметки для реквизитов:
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа.

И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.²
15 – адресат;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа.

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.³

Рис. 1.
Расположение реквизитов (угловой вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
15 - адресат; 18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 2.
Расположение реквизитов (продольный вариант) бланка письма (размеры указаны в миллиметрах)
01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;
11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
15 - адресат; 18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат", "Резолюция".⁴

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.⁵

Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажение наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных. Например, название организации "Международная книга" в таком бланке будет выглядеть как "Mezhdunarodnaia kniga", а не "International book".⁶

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.⁷

Примеры оформления бланка письма:

Рис. 3.
Бланк письма организации с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 4.
Бланк письма организации с реквизитами на двух языках

Рис. 5.
Бланк письма организации с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 6.
Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов

Рис. 7.
Бланк письма структурного подразделения с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 8.
Бланк письма структурного подразделения с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 9.
Бланк письма структурного подразделения с продольным расположением реквизитов

Рис. 10.
Бланк письма должностного лица с угловым (центрированным) расположением реквизитов

Рис. 11.
Бланк письма должностного лица с угловым (флаговым) расположением реквизитов

Рис. 12.
Бланк письма должностного лица с продольным расположением реквизитов

Образцы бланка письма также приводятся в ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложение Б, рисунки Б.2, Б.3, Б.4).

_____
¹ ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт 4.7.
² Там же. – Пункт 4.7.
³ Там же. – Пункт 4.4.
⁴ Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
⁵ Там же.
⁶ Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
⁷ ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 4.6.

Дополнительная информация: