Информационно-справочная работа по документам организации

Одна из главных целей регистрации – создание базы данных о документах организации. Служба делопроизводства (или секретарь в небольшой организации) на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов:

• у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
• в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу. ¹

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов – главнейшая задача службы делопроизводства. И, прежде всего, для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационно-учетные формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации может вестись как в традиционной форме (в основном с помощью картотеки), так и в автоматизированном режиме. ²

Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Разделителями в справочной картотеке являются названия структурных подразделений или направления деятельности организации. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). В момент регистрации документа составляется две карточки: одна помещается в сроковую контрольную картотеку, другая в справочную. После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки уничтожается либо используется при создании дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку.

Значительно расширены возможности информационно-справочного обслуживания с введением автоматизированной системы регистрации (СЭД).
Современные системы управления базами данных позволяют находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.
Справка может выдаваться:

• по конкретному документу: где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения;
• по теме (содержанию): конкретный документ, группа документов;
• по корреспонденту/автору: конкретный документ, все документы автора, все документы автора по определенному вопросу, все документы автора за указанный период;
• по региону: стране, области, городу.

Для поиска документа или группы документов могут задаваться следующие реквизиты:

• входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);
• вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);
• приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних - по дате поступления или для внутренних - по дате подписания документа, "от" и "до");
• регион, по которому ведется поиск (страна, область);
• организация (корреспондент/адресат);
• содержание (тема).

Использование системы электронного документооборота переводит информационно-справочную работу на новый уровень. Доступ к системе с рабочих мест всех сотрудников, работающих с документами, а не только службы документационного делопроизводства, а также возможность оперативного поиска любых документов как текущего делопроизводства, так и за прошедшие годы позволяет значительно повысить качество составления документов, исключить повторное составление аналогичных документов или подготовку противоречащих друг другу документов разными сотрудниками или подразделениями и, в конечном итоге, приводит к существенному повышению эффективности работы управленческого аппарата в целом. ³

Дополнительная информация:

• документооборот;
• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
• предварительное рассмотрение документов службой делопроизводства;
• регистрация документов;
• журнальная форма регистрации;
• карточная форма регистрации;
• автоматизированная (электронная) форма регистрации;
• организация движения документов внутри организации;
• контроль исполнения документов;
• обработка исполненных и отправляемых документов.

_____
¹ Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления:  2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. – 288 с.
² Там же.
³ Там же.