Обработка исполненных и отправляемых документов

Обработка и отправка документов почтой проводятся обычно централизованно экспедицией, сотрудниками службы делопроизводства или секретарем.

Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:

• наличие подписи;
• наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера;
• наличие заголовка;
• правильность адресования;
• если документ предназначен разовому корреспонденту, отсутствующему в адресной книге – наличие адреса;
• наличие отметки об исполнителе;
• наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. ¹

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки. ²

Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. ³

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со службой делопроизводства. Необходимо помнить, что обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях. ⁴

В последние годы с развитием передачи документов по электронным каналам связи (электронная почта, системы межведомственного электронного документооборота) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшается.

Передача документов  с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки, снижает расходы на переписку.

Вместе с тем не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), т.е. применения специальной программы электронной подписи с использованием ключей, выданных авторизованным удостоверяющим центром ("усиленной квалифицированной электронной подписи").

Виды документов, информация которых передается по каналам электросвязи, необходимость и порядок досыла их бумажных оригиналов адресату должны быть определены в инструкции по делопроизводству организации с учетом используемых технических и программных средств. ⁵

Дополнительная информация:

• документооборот;
• прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
• предварительное рассмотрение документов службой делопроизводства;
• регистрация документов;
• организация движения документов внутри организации;
• контроль исполнения документов;
• информационно-справочная работа по документам организации.

_____
¹ Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. – 288 с.
² Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.1.2.
³ Там же. – Раздел 3.1.2.
⁴ Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
⁵ Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. – 288 с.