Оформление обложки дел

Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременно оформляется обложка заведенного дела. ¹

На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения:

• название организации;
• название структурного подразделения организации, в котором оно формировалось;
• индекс дела по номенклатуре дел;
• заголовок дела;
• срок хранения дела или надпись "Хранить постоянно" (переносятся из номенклатуры дел).

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации. ²

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки. ³

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. ⁴

После завершения дела на его обложке указываются следующие данные:

• количество листов в деле;
• дата или крайние даты первого и последнего по датам документов в деле;
• архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей – чернилами.

Требования к обложкам дел длительных сроков хранения устанавливает ГОСТ 17914-72 "Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования".

Дополнительная информация:

• формирование дела;
• составление заголовков дел.

_____
¹ Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
² Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. – Раздел 3.6.
³ Там же. – Раздел 3.6.
⁴ Там же. – Раздел 3.6.