Структура и численный состав службы документационного обеспечения управления

Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления (ДОУ), ее должностного и численного состава.

Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:

• секретариат;
• экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);
• подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов;
• подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;
• подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;
• подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);
• отдел совершенствования делопроизводства;
• копировально-множительное бюро;
• протокольная группа;
• редакционная группа;
• приемная;
• архив.

В крупной организации с большим объемом документооборота могут существовать все вышеперечисленные подразделения, входящие в службу документационного обеспечения управления.

В организациях меньшего масштаба с не таким большим объемом документооборота возможно совмещение нескольких функций в одном подразделении или вместо структурных подразделений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу обычно ведет один секретарь. ¹

Метод установления организационной структуры службы делопроизводства (ДОУ) в зависимости от объема документооборота был сформулирован в Единой государственной системе делопроизводства (Главное архивное управление при Совете Министров СССР, 1974). Согласно этому методу все организации, учреждения, предприятия в зависимости от объема документооборота подразделяются на четыре категории:

• 1-я категория – учреждения с объектом документооборота свыше 100 тыс. документов в год;
• 2-я категория – учреждения с объемом документооборота от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;
• 3-я категория – учреждения с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;
• 4-я категория – учреждения с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Так согласно вышепредставленной классификации, если объем документооборота учреждения составляет более 10 тыс. документов в год, то для эффективной организации работы с документами необходимо создание службы документационного обеспечения управления как отдельного подразделения. ²

Несмотря на то, что данный метод установления организационной структуры службы ДОУ был предложен более 30 лет назад, в целом он применим и сегодня. Так, например, Бобылева М.П. в своей книге "Эффективный документооборот: от традиционного к электронному" предлагает следующее развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота (представлено в таблице 1).

Таблица 1

Развитие организационной структуры службы ДОУ в зависимости от объема документооборота³

Объем документооборота, тыс. документов в год	Организационные формы службы ДОУ
менее 10	обычно один-два секретаря руководителя организации
от 10 до 25	служба организационно оформляется; требуется группа работников с выделением ответственных за отдельные участки работы (специализация сотрудников)
от 25 до50	создается подразделение, включающее несколько участков работы (обработка и регистрация документов, контроль за исполнением, ведение архива и т.п.)
от 50 до 100	более развитая структура, в рамках которой организационно оформлены все основные участки работы; степень специализации работы сотрудников повышается, в качестве самостоятельного участка (один или несколько специалистов) выделяется корпоративное регулирование и совершенствование ДОУ, в том числе на основе автоматизации
свыше 100	сложная нестандартная структура службы ДОУ, зависящая от специфики работы организации и ее структуры (иерархической, территориально распределенной) и использования автоматизированных систем

Говоря о структуре службы документационного обеспечения управления необходимо также рассмотреть основные функции ее подразделений (представлены в таблице 2).

Таблица 2

Функции основных подразделений службы документационного обеспечения управления⁴

Наименования подразделения службы ДОУ	Выполняемые подразделением функции
секретариат	информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов) планирование рабочего дня руководителей предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступивших в организацию документов составление и оформление документов по заданиям руководителей аналитическая работа по документам по заданию руководителя организация телефонных переговоров руководителей организация командировок и деловых встреч руководителей и др.
экспедиция	прием корреспонденции, поступающей в адрес организации распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в структурные подразделения обработка отправляемых из организации документов
подразделение (группа, отдел) по регистрации и учету документов	регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов ведение информационно-справочной работы по документам организации подготовка документов для представления на рассмотрение руководства контроль за правильностью оформления документов формирование дел подготовка дел к передаче на хранение в архив организации
подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов	организация контроля за сроками исполнения документов постановка документов на контроль проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов снятие документов с контроля учет и обобщение результатов контроля исполнения документов подготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов
подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан	регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб) подготовка обращений граждан к рассмотрению руководством направление обращений граждан на исполнение контроль за сроками исполнения обращений граждан отправка писем-ответов гражданам обобщение результатов исполнения обращений граждан формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан подготовка предложений для руководства по совершенствованию организации работы с обращениями граждан
подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов	перепечатка документов по заявкам подразделений и работников считывание документов
отдел совершенствования делопроизводства	разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, должностных инструкций работников и др.) разработка и корректировка номенклатуры дел организации консультирование работников организации по вопросам работы с документами методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях проведение работ по унификации документов, разработка табеля и альбома форм документов, применяемых в деятельности организации организация повышения квалификации работников, проведение семинаров по делопроизводству разработка предложений по применению средств организационной и компьютерной техники в делопроизводстве постановка задач автоматизации делопроизводства
копировально-множительное бюро	копирование и тиражирование документов организации по заявкам структурных подразделений и работников
протокольная группа	разработка планов работы коллегиальных органов оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа подготовка и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний, совещаний) ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов рассылка копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов контроль за исполнением решений коллегиальных органов оформление выписок из протоколов и др.
редакционная группа	редактирование документов, издаваемых в организации корректорская правка подготовка проектов документов для рассмотрения руководством, для издания и опубликования
приемная (может быть структурной частью подразделения по работе с обращениями граждан)	организация приема посетителей руководством организации составление плана работы приемной ведение учетной документации по личному приему граждан организация исполнения документов, полученных при личном приеме обобщение результатов приема посетителей подготовка предложений по совершенствованию работы приемной
архив (организации)	ведение списков организаций и(или) структурных подразделений организации – источников комплектования архива прием дел структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации, осуществление использования документов по запросам организаций и частных лиц, ведение учета и анализа использования проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и других организациях – источниках комплектования организация работы по составлению номенклатуры дел организации оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления5

Для эффективной организации работы службы делопроизводства и в целом аппарата управления большое значение также имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая, прежде всего, зависит от объема выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

Расчет численности делопроизводственного персонала проводится через определение затрат труда и времени на выполнение делопроизводственных работ (т.е. трудоемкости). Для проведения данного расчета в сфере делопроизводства в настоящее время можно применять следующие нормативные документы по труду:

• Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утвержденные постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23;
• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72;
• Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152;
• Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий, утвержденные постановлением Минтруда России от 18 декабря 1992 г. № 57.

Для расчета необходимой численности сотрудников службы ДОУ могут применяться следующие виды нормативов:

• норма времени – это величина затрат рабочего времени, установленная для выполнения единицы работы одним работником или группой работников соответствующей квалификации при определенных организационно-технических условиях;
• норма выработки – это установленный объем работы, который один работник или группа работников соответствующей квалификации обязаны выполнить в единицу рабочего времени при определенных организационно-технических условиях;
• норма управляемости – это численность работников, деятельностью которых может эффективно управлять при заданных организационно-технических условиях один руководитель;
• норма обслуживания – это необходимое количество объектов (единиц оборудования, рабочих мест, посетителей и др.), которое один работник или группа работников соответствующей квалификации должны обслужить в течение единицы рабочего времени в определенных организационно-технических условиях (норма обслуживания является производной от нормы времени обслуживания);
• норма времени обслуживания – это количество рабочего времени, затрачиваемого одним работником или группой работников необходимой квалификации на обслуживание единицы объекта (единица оборудования, площадь помещения, количество посетителей и т.д.).

При расчете необходимой численности работников обычно сначала определяют общую годовую трудоемкость, которая вычисляется по следующей формуле:

	где То – общая годовая трудоемкость работ;
	Тн – годовая трудоемкость нормируемых работ;
	Тнн – годовая трудоемкость ненормированных работ.

При этом годовую трудоемкость нормируемых работ можно рассчитать следующими способами:

- через нормы времени:

	где Vi – объем работ i -го вида, выполняемый за год;
	Нврi – норма времени на выполнение i -й работы;

- через нормы выработки:

где Н вырi – норма выработки в единицах измерения на одного специалиста.

Годовая трудоемкость ненормируемых работ определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполняемых работ по формуле:

	где Н ннj – трудоемкость ненормируемой j -й работы;
	V j – объем работы j -го вида, выполняемый за год.

После определения общей годовой трудоемкости работ можно определить численность персонала по следующей формуле:

	где Ч – численность персонала;
	Т о – общая годовая трудоемкость работ;
	Ф н  – нормативный фонд рабочего времени на одного работника за год (условно принимается равным 2000 часов или 259 рабочих дней 7 );
	К н  – коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников, регламентируемые трудовым законодательством: основные (очередные) и дополнительные отпуска, в том числе отпуска для работников с ненормированным рабочим днем, отпуска по временной нетрудоспособности, отпуска для учащихся и т.п. Данный коэффициент определяется по формуле:

Минимальный процент планируемых невыходов, обычно применяемый для бюджетных организаций, составляет 10% рабочего времени. ⁷

Расчет численности персонала службы документационного обеспечения управления рекомендуется проводить по категории ее сотрудников. В соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37, в службе ДОУ можно выделить 3 категории сотрудников по характеру труда, а именно:

• руководители;
• специалисты;
• другие служащие (или технические исполнители).

К категории руководителей в соответствии с Квалификационным справочником относятся следующие должности:

• заведующий архивом;
• заведующий канцелярией;
• заведующий копировально-множительным бюро;
• заведующая машинописным бюро;
• заведующий экспедицией.

На практике в службе ДОУ используются и иные должности руководителей: управляющий делами, заведующий общим отделом, заведующий протокольным отделом, начальник (руководитель) секретариата, заведующий центром подготовки документов, заведующий отделом писем и др. Как правило, наименование должности руководителя зависит от структуры службы делопроизводства. По существующим нормам управляемости количество руководителей не должно превышать 20% от общего количества делопроизводственного персонала. ⁸

К категории специалистов в соответствии с Квалификационным справочником относятся следующие должности:

• документовед;
• инспектор по контролю за исполнением поручений.

На практике к категории специалистов относятся такие должности, как: помощник (референт, секретарь-референт) руководителя организации, секретарь коллегии, инспектор, методист, специалист 1-й категории, специалист 2-й категории. ⁹

К категории технических исполнителей в соответствии с Квалификационным справочником относятся следующие должности:

• архивариус;
• делопроизводитель;
• машинистка;
• секретарь-машинистка;
• секретарь незрячего специалиста;
• секретарь руководителя;
• секретарь-стенографистка;
• стенографистка;
• экспедитор.

Подробное описание должностных обязанностей и требований к квалификации сотрудников службы ДОУ, занимающих вышеперечисленные должности, содержится в разделе "Регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления".

Дополнительная информация:

• служба документационного обеспечения управления;
• регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления.

_____
¹ Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
² Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с.
³ Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: ТЕРМИКА, 2004. – 172 с.
⁴ Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с.
⁵ Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – Раздел 1.3.
⁶ Рекомендации по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду. – ЦБНТ. М, 2002.
⁷ Там же.
⁸ Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с.
⁹ Там же.