Категория сотрудника по характеру труда |
Наименование должности |
Квалификационная характеристика должности |
руководители |
заведующий архивом |
должностные
обязанности:
- возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации;
- обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов;
- руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов;
- оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов;
- инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив;
- контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством;
- обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения;
- руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли;
- осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;
- организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;
- составляет установленную отчетность;
- принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов;
- Единую государственную систему делопроизводства;
- порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;
- структуру предприятия, учреждения, организации;
- основы организации производства, труда и управления;
- законодательство о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
требования к квалификации:
- среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.
|
заведующий канцелярией |
должностные
обязанности:
- организует работу канцелярии;
- обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;
- осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением;
- организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства (в том числе приказов и распоряжений
руководства), по формированию дел и их сдаче на хранение;
- разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение;
- принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими
средствами управленческого труда;
- осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку
справок о соблюдении сроков исполнения документов;
- обеспечивает печатание и размножение служебных документов;
- участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих
в командировку;
- руководит работниками канцелярии.
должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
- Единую государственную систему делопроизводства;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- структуру предприятия, учреждения, организации;
- организацию делопроизводства;
- схемы документооборота;
- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
- сроки и порядок сдачи дел в архив;
- системы организации контроля за исполнением документов;
- оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
- основы экономики, организации производства, труда и управления;
- законодательство о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
требования к квалификации:
- среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
|
заведующий копировально-множительным
бюро |
должностные
обязанности:
- обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ, в том числе микрофильмирование технической документации для всех структурных подразделений
предприятия, учреждения, организации;
- организует прием технической и служебной документации для копирования, размножения, учет поступления материалов от подразделений;
- определяет расход материалов и выдачу готовой продукции заказчикам;
- составляет графики выполнения копировальных и множительных работ;
- распределяет работу между исполнителями в соответствии с их специальностью и квалификацией и инструктирует работников;
- определяет потребность бюро в оборудовании, материалах и обеспечивает составление заявок на их получение;
- осуществляет контроль за сроками и качеством выполнения копировальных и множительных работ, а также комплектностью сдаваемого заказчикам материала;
- принимает участие в разработке инструкций, правил и других нормативных документов по технике выполнения копировальных и множительных работ;
- принимает меры по совершенствованию организации труда работников бюро, внедрению передовых приемов и методов работы с целью снижения затрат, расхода материалов, улучшения использования
оборудования и повышения производительности труда;
- обеспечивает сохранность принятой в работу документации;
- контролирует состояние рабочих мест, оборудования и его своевременный ремонт, соблюдение правил эксплуатации оборудования и охраны труда при выполнении копировальных и множительных
работ;
- изучает причины, вызывающие брак при выполнении копировальных и множительных работ, и принимает меры по их предупреждению.
должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся выполнения копировальных и множительных работ;
- методы и средства выполнения копировальных и множительных работ;
- конструкцию, принципы работы, правила монтажа и эксплуатации копировального и множительного оборудования;
- виды материалов, используемых при копировальных и множительных работах, их свойства и технические характеристики;
- стандарты, инструкции и другие руководящие документы по оформлению технической документации;
- нормы и расценки на выполнение копировальных и множительных работ;
- передовой отечественный и зарубежный опыт выполнения копировальных и множительных работ;
- основы организации труда;
- законодательство о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
требования к квалификации:
- среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
|
заведующая машинописным бюро |
должностные
обязанности:
- осуществляет руководство работой машинописного бюро;
- принимает материал для печатания, распределяет его между машинистками, ведет учет выработки, сдает выполненную работу;
- обеспечивает контроль за сроками и качеством выполнения машинописных работ, сохранность принимаемых документов и фонограмм;
- обеспечивает машинисток необходимыми для работы техническими средствами и материалами;
- следит за состоянием пишущих машинок, диктофонов и принимает меры по устранению их неисправностей;
- в свободное от перечисленных обязанностей время выполняет машинописные работы.
должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся ведения делопроизводства;
- основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
- машинопись;
- порядок учета машинописных работ;
- правила орфографии и пунктуации;
- порядок расположения материала при печатании различных документов;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила эксплуатации пишущих машинок, диктофонов;
- основы организации труда;
- законодательство о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
требования к квалификации:
- среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
|
заведующая экспедицией |
должностные
обязанности:
- осуществляет руководство работой экспедиции;
- организует работу по приему, обработке, отправлению по назначению поступающих грузов, документов и корреспонденции, обеспечению их сохранности и своевременной доставки адресатам;
- составляет инструкции по сопровождению грузов и документов, проходящих через экспедицию;
- участвует в проверке сохранности упаковки (тары) и наличия вложений в соответствии с сопроводительными документами, в необходимых случаях – в составлении актов на обнаруженную
недостачу или порчу;
- принимает меры по обеспечению работников экспедиции средствами механизации труда, инвентарем, специальным оборудованием, следит за их правильной эксплуатацией и технически исправным
состоянием;
- осуществляет контроль за наличием необходимых видов транспорта, организацией правильной транспортировки, проведением погрузочно-разгрузочных работ, размещением и укладкой грузов,
документов и корреспонденции, правильностью оформления приемо-сдаточной документации;
- организует работу по ведению учета, составлению установленной отчетности, подготовке справок о соблюдении сроков доставки;
- обеспечивает необходимый режим хранения и сохранность грузов, документов и корреспонденции при их транспортировке.
должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
- структуру предприятия, учреждения, организации;
- приемы и методы обработки корреспонденции;
- организацию делопроизводства;
- организацию погрузочно-разгрузочных работ;
- порядок приема и сдачи грузов; адреса основных поставщиков грузов, их складов;
- формы документов на прием и отправку грузов и правила их оформления;
- порядок составления требований на транспорт, особенности транспортировки, складирования и хранения экспедируемых материалов;
- порядок регистрации отправителей и получателей грузов, документов и корреспонденции, организацию контроля за их доставкой;
- установленную отчетность;
- средства механизации труда;
- специальное оборудование и инвентарь;
- основы экономики, организации труда и управления;
- законодательство о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
требования к квалификации:
- начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и стаж работы в должности экспедитора не менее 1 года.
|
специалисты |
документовед |
должностные
обязанности:
- разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль
исполнения, оперативное хранение, справочная работа);
- принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства;
- подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления;
- разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации;
- организует внедрение систем ведения документации;
- принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков;
- участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов;
- принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем
управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании
и актуализации баз и банков данных;
- изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам
документационного обеспечения;
- принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
должен знать:
- законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного
обеспечения управления;
- порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
- методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
- порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
- организацию архивного дела;
- нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования;
- методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
- основы эргономики, социальной психологии, социологии;
- документообразование;
- отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
- основы экономики, организации труда и управления;
- законодательство о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
требования к квалификации:
- документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.
- документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет.
- документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.
|
инспектор по контролю за исполнением поручений |
должностные
обязанности:
- осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя предприятия;
- проверяет соответствие подготавливаемых на предприятии проектов приказов и распоряжений документам вышестоящих организаций, на основе которых они издаются;
- заполняет контрольные карточки и ведет картотеки учета приказов, распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением;
- ведет оперативный учет прохождения документов;
- определяет причины несвоевременного выполнения поручений;
- информирует руководителя предприятия о состоянии их исполнения;
- принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства на предприятии, разработке мероприятий по рационализации документооборота.
должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, методические и нормативные материалы по организации делопроизводства на предприятии;
- формы и методы контроля исполнения документов;
- структуру предприятия и его подразделений;
- стандарты унифицированной системы делопроизводства, организационно-распорядительную документацию;
- основы трудового законодательства;
- основы экономики, организации труда и управления;
- средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
- правила и нормы охраны труда.
требования к квалификации:
- среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе
и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.
|