Таблица 1 (продолжение)

Квалификационные характеристики должностей сотрудников
службы документационного обеспечения управления 2

Категория сотрудника по характеру труда Наименование должности Квалификационная характеристика должности
технические исполнители архивариус должностные обязанности:
  • осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии;
  • организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;
  • принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;
  • участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив;
  • в соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
  • подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;
  • ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
  • участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
  • следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;
  • контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;
  • выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;
  • принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
должен знать:
  • нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
  • порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
  • Единую государственную систему делопроизводства;
  • порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
  • порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
  • порядок ведения учета и составления отчетности;
  • структуру предприятия;
  • основы организации труда;
  • правила эксплуатации технических средств;
  • основы трудового законодательства;
  • правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.
требования к квалификации:
  • начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
делопроизводитель должностные обязанности:
  • принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения;
  • в соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных;
  • ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;
  • отправляет исполненную документацию по адресатам;
  • ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;
  • ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
  • подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив;
  • обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
должен знать:
  • нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
  • основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
  • структуру предприятия и его подразделений;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
  • основы организации труда;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.
требования к квалификации:
  • начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
машинистка должностные обязанности:
  • выполняет машинописные работы (включая подготовку матриц для получения копий материала) с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на пишущих машинах различных систем;
  • воспроизводит на пишущей машине записи, сделанные на магнитных носителях (с применением диктофонов, магнитофонов), или печатает под диктовку;
  • следит за состоянием пишущей машины, обеспечивает сохранность и правильный уход за ней.
должен знать:
  • машинопись;
  • правила орфографии и пунктуации;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • порядок расположения материала при печатании различных документов;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
  • правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;
  • основы организации труда;
  • основы законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.
требования к квалификации:
  • машинистка I категории: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, печатание со скоростью свыше 200 ударов в минуту;
  • машинистка II категории: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, печатание со скоростью до 200 ударов в минуту.
секретарь-машинистка должностные обязанности:
  • выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений;
  • получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;
  • организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание;
  • осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы;
  • обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;
  • передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.);
  • печатает по указанию руководителя различные материалы;
  • ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;
  • следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;
  • принимает документы на подпись руководителю;
  • организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
  • формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
  • подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.
должен знать:
  • положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
  • машинопись;
  • правила орфографии и пунктуации;
  • порядок расположения материала при печатании различных документов;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
  • правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;
  • правила пользования приемно-переговорными устройствами;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • основы организации труда;
  • основы законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.
требования к квалификации:
  • начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
секретарь незрячего специалиста должностные обязанности:
  • читает вслух незрячему специалисту или записывает для него на магнитофон различную информацию;
  • печатает информацию рельефно-точечным шрифтом Брайля, переписывает от руки или печатает на пишущей машине диктуемый незрячим работником текст;
  • под его руководством чертит схемы, таблицы, изготовляет макеты, пособия элементарной сложности, переносит информацию на машинные носители и обратно, систематизирует литературу, нормативно-справочную картотеку в личной библиотеке;
  • делает обзор периодических изданий;
  • просматривает служебную почту, адресованную незрячему специалисту, и знакомит его с ее содержанием;
  • заполняет по его указанию служебную и иную документацию;
  • в процессе занятий, проводимых незрячим специалистом, чертит на доске или демонстрирует иным способом по его указанию схемы, таблицы, использует технические средства обучения;
  • информирует о проводимых на предприятии мероприятиях, в которых участие незрячего специалиста необходимо или желательно, знакомит его с приказами, распоряжениями, объявлениями;
  • сопровождает в служебных командировках;
  • выполняет иные технические функции по обеспечению и обслуживанию работы незрячего специалиста.
должен знать:
  • положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
  • рельефно-точечный шрифт Брайля;
  • машинопись (в том числе брайлевскую);
  • правила орфографии и пунктуации;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
  • правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;
  • правила пользования персональными ЭВМ и другими электронными устройствами, используемыми незрячими специалистами;
  • основы организации труда;
  • основы законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.
требования к квалификации:
  • среднее профессиональное образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
секретарь руководителя должностные обязанности:
  • осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;
  • принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
  • ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
  • принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия;
  • подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
  • следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;
  • организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
  • по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;
  • выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
  • осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;
  • ведет контрольно-регистрационную картотеку;
  • обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе;
  • печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных;
  • организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
  • формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
  • копирует документы на персональном ксероксе.
должен знать:
  • постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
  • организацию делопроизводства;
  • методы оформления и обработки документов;
  • архивное дело;
  • машинопись;
  • правила пользования приемно-переговорными устройствами;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения;
  • основы организации труда и управления;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы административного права и законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.
требования к квалификации:
  • высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
секретарь-стенографистка должностные обязанности:
  • выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений;
  • получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;
  • организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание;
  • осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы;
  • обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;
  • стенографирует тексты подготавливаемых руководителем приказов, распоряжений, писем и других организационно-распорядительных документов с последующей их расшифровкой и печатанием на пишущей машине или вводом информации в банк данных;
  • передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.);
  • выполняет различные операции с использованием компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
  • осуществляет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, систематизирует ее в соответствии с установленным порядком и передает после рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;
  • ведет контрольно-регистрационную картотеку, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;
  • принимает документы на подпись руководителю;
  • организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
  • формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
  • подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.
должен знать:
  • положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
  • структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
  • стенографию;
  • машинопись;
  • правила орфографии и пунктуации;
  • порядок расположения материала при печатании различных документов;
  • правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
  • правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов и других используемых технических средств;
  • правила пользования приемно-переговорными устройствами;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • основы организации труда;
  • основы законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.
требования к квалификации:
  • начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
стенографистка должностные обязанности:
  • ведет стенографическую запись докладов, лекций, выступлений (на конференциях, собраниях, семинарах и др.), протоколов заседаний и совещаний (сообщений, предложений и решений);
  • стенографирует под диктовку руководителей и специалистов предприятия, тексты деловых писем, приказов, заключений, инструкций, докладных записок и других служебных документов, передаваемых по телефону сведений, а также записывает речь с магнитных носителей (с применением диктофонов и магнитофонов);
  • расшифровывает стенографические записи, печатает их на пишущей машине либо диктует машинистке или вводит информацию в банк данных.
должен знать:
  • стенографию;
  • правила орфографии и пунктуации;
  • порядок расположения материала при печатании различных документов;
  • правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов и магнитофонов;
  • основы организации труда;
  • правила эксплуатации вычислительной техники;
  • основы законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.
требования к квалификации:
  • стенографистка I категории: среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, предусматривающей стенографирование со скоростью не менее 110 слов в минуту, без предъявления требований к стажу работы;
  • стенографистка II категории: среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе, предусматривающей стенографирование со скоростью не менее 85 - 90 слов в минуту, без предъявления требований к стажу работы.
экспедитор должностные обязанности:
  • принимает и обрабатывает входящую и исходящую корреспонденцию (индексирует, сортирует, ведет запись в реестровых книгах и описях), проверяет правильность ее оформления;
  • вскрывает конверты (пакеты), проверяет наличие вложений и направляет корреспонденцию адресатам;
  • в случае отсутствия или порчи вложений сообщает об этом заведующему канцелярией;
  • законвертовывает, адресует и маркирует отправляемую корреспонденцию;
  • обеспечивает сохранность документов, проходящих через экспедицию;
  • следит за техническим состоянием оборудования и машин, находящихся в эксплуатации, своевременно сообщает об их неисправности.
должен знать:
  • основы организации делопроизводства на предприятии;
  • приемы и методы обработки корреспонденции;
  • адреса постоянных корреспондентов;
  • правила работы на машинах, обрабатывающих корреспонденцию;
  • структуру предприятия и его подразделений;
  • основы организации труда;
  • основы законодательства о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда.
требования к квалификации:
  • начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование, или основное общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Добавить к должности наименование "старший" можно при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителей. Указание в наименовании "ведущий" устанавливается в том случае, когда на работника возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя по одному из направлений деятельности организации или обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей. 3

Дополнительная информация:

_____
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998 г. № 37. – Общие положения.
2 Там же. – Раздел 1.
3 Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.

1 | 2 | 3