Преемственность традиций и современный этап в развитии образования в сфере ДОУ и архивного дела

 Ярмухаметова В.А. – старший менеджер отдела маркетинга КГ «ТЕРМИКА»

Мухутдинова Д.Б. – старший менеджер отдела маркетинга КГ «ТЕРМИКА»

(Делопроизводство. 2019. № 1. С. 70–75)

Памяти Т.В. Кузнецовой

«Когда открывали факультет государственного делопроизводства, у нас не было ничего. Надо было разработать курсы, учебно-методические пособия по всем дисциплинам, подготовить кадры для новой специальности» [1].

Человек живет столько, сколько живет память о нем. Мудрая женщина, талантливый педагог, настоящий профессионал в своей сфере, Татьяна Вячеславовна Кузнецова посвятила всю свою жизнь документоведению и документационному обеспечению управления (ДОУ). Ее имя хорошо известно в нашей стране любому специалисту, который занимается делопроизводством и архивным делом. Неоценим и ее вклад в развитие документоведения, не говоря уже об огромном количестве подготовленных ею высококвалифицированных специалистов, которые работают в вузах и службах ДОУ различных организаций. Сегодня мы продолжаем традиции, бережно храня память о Татьяне Вячеславовне, которая стояла у истоков современного отечественного документоведения.

Обучение в сфере ДОУ и архивного дела развивается вместе со всей образовательной сферой. Прямое воздействие на него имеют современные тенденции в образовании, которые с одной стороны требуют применения новейших цифровых инструментов, а с другой – создания достоверных справочных материалов, отражающих актуальные данные по вопросам делопроизводства, архивоведения и т. д.

Осознавая важность разработки соответствующих инструментов и материалов, а также предоставления их в распоряжение высших учебных заведений отрасли, руководитель консалтинговой группы (КГ) «ТЕРМИКА» Алексей Георгиевич Цицин выступил инициатором сотрудничества Компании с Российским государственным гуманитарным университетом (РГГУ). В ходе данного сотрудничества преподавателями РГГУ были написаны, а специалистами КГ «ТЕРМИКА» подготовлены и выпущены четыре справочных издания, вошедших в серию «Управленческая безопасность». Редактором серии выступил ректор РГГУ, доктор исторических наук, профессор Александр Борисович Безбородов. Данные справочники освещают нормативно-правовую базу, методические рекомендации, а также практику работы с документами в компаниях любых организационно-правовых форм. Они посвящены четырем тематическим областям: общему делопроизводству, кадровому делопроизводству, архивному делу и русскому языку – и представляют собой издания, актуальные как для специалистов сферы ДОУ, так и для других сотрудников, работающих с документацией. Подробнее о содержании каждой из перечисленных книг было написано в статье «Серия справочных пособий для работников организаций», опубликованной в 4 номере журнала «Делопроизводство» за 2018 г. [2]

На фото слева направо: Н.А. Муравьева, Я.И. Грищенко, Ю.М. Кукарина, Е.П. Буторина, Е.М. Бурова, А.Г. Цицин, А.Б. Безбородов и С.А. Глотова

Помимо разработки справочных изданий, взаимодействие РГГУ и КГ «ТЕРМИКА» заключается во внедрении в учебный процесс элементов цифрового интерактивного обучения. Данное взаимодействие имеет исключительную важность, поскольку работа с документацией активно переходит в электронный формат, как следствие – растут и стремительно меняются потребности работодателей в профессионально подготовленных кадрах. В современной ситуации выход системы образования на новый уровень, отвечающий текущим потребностям рынка, должен происходить оперативно. И наиболее приспособленным к быстрой реакции на возникающие потребности обучающихся и работодателей является формат электронного обучения.

Необходимо отметить, что электронное обучение занимает значимое место в современном образовании. Использование информационно-компьютерных технологий в учебном процессе и передача им части функций преподавателя, например, проверки знаний, как идея возникла давно.

Практика внедрения компьютерных средств показала, что работа в условиях информационного комфорта оживляет познавательную деятельность обучающегося и избавляет преподавателя от целого ряда рутинных функций. Следовательно, информационно-компьютерные технологии дают возможность организовать учебную деятельность, обеспечивая результативность и интерес, а также отсутствие рамок во времени и пространстве. Кроме того, применение информационных технологий позволяет оперативно и без дополнительных затрат актуализировать учебные материалы, подстраивая их под растущие запросы студентов и работодателей.

Стоит подчеркнуть, что в современном образовании все большее значение приобретают психологические потребности студентов в обучении. Состояние информационной перенасыщенности и обширное применение интерактивных механик в окружающем информационном пространстве стали причинами появления поколения студентов, для которых недостаточны классические лекции, курсы, пособия. Им необходимы инструменты, которые будут вовлекать их в учебный процесс, повышать мотивацию, вызывать личный интерес к осваиваемой теме. Для области ДОУ и архивного дела данное явление так же актуально, как и для всей образовательной сферы. Поэтому руководство РГГУ приняло решение вести активное сотрудничество с КГ «ТЕРМИКА», в том числе по вопросам проведения электронных соревнований для студентов Историко-архивного института (ИАИ).

КГ «ТЕРМИКА», 25 лет занимающаяся вопросами автоматизации и методического обеспечения процессов обучения и проверки знаний работников организаций, в рамках продукта «ОЛИМПОКС:Предприятие» разработала специальный модуль «Соревнование». Данный модуль предназначен для проведения электронных состязаний среди отдельных пользователей и организованных групп по различным тематическим направлениям, включая области делопроизводства, архивного дела и русского языка.

Суть соревнований заключается в следующем: организатор соревнования выбирает комплект тестовых заданий и время проведения, после чего получает доступ к системе, готовой к проведению соревнований и автоматическому подсчету результатов. Используя данную систему, можно провести соревнование любого уровня сложности и объема и оперативно определить текущий уровень знаний обучающихся в непринужденной обстановке. [3]

Именно с этой целью специалистами КГ «ТЕРМИКА» были разработаны концепция и сценарий проведения студенческих соревнований в формате электронной викторины. Кроме того, при дальнейшем трудоустройстве студенту, уже имеющему опыт работы в системах семейства «ОЛИМПОКС», будет легче ориентироваться на рынке программных продуктов для обучения и проверки знаний персонала и показать себя не только как квалифицированного сотрудника, но и как специалиста, способного порекомендовать решения для автоматизации ряда бизнес-процессов компании.

Впервые электронная викторина по делопроизводству с использованием модуля «ОЛИМПОКС:Предприятие» была проведена 23 марта 2017 г. на III-ей Международной научно-практической конференции «Управление документацией: прошлое, настоящее и будущее», которая традиционно была посвящена памяти Т.В. Кузнецовой. Позднее подобные соревнования по архивному делу и русскому языку были проведены в течение 20172018 гг. как в РГГУ, так и в Крымском федеральном университете им. В.И. Вернадского. Результаты соревнований были подробно описаны в статье «Современные технологии в обучении», опубликованной в 1 номере журнала «Делопроизводство» за 2018 г. [4]

Полученный опыт позволил сотрудникам КГ «ТЕРМИКА» разработать план соревнований среди студентов ИАИ РГГУ. Мероприятие проходило в два этапа: личные соревнования среди студентов в отдельных группах факультета архивного дела и факультета документоведения и технотронных архивов и финальное соревнование между командами факультетов (команды состоят из студентов, занявших первое и второе места в своих группах на предыдущем этапе). Личный этап соревнований проходил следующим образом: участники с помощью своих мобильных устройств, подключенных к модулю «Соревнование», в течение двенадцати минут отвечали на двадцать пять вопросов из области документоведения и архивоведения.

Студенты отвечают на вопросы электронной викторины

Необходимо отметить, что система запрограммирована на однозначное вычисление победителя и призеров. Если ситуация спорная и несколько человек набрали одинаковое количество правильных ответов, то места распределяются в зависимости от того, кто из участников быстрее ответил на все вопросы. Если же количество правильных ответов было различно, то места распределяются в зависимости от того, кто из участников дал больше правильных ответов.

Победители соревнований первого этапа и студенты, занявшие вторые места, вошли в составы команд, которые боролись за честь своего факультета. В ходе финала студенческих соревнований команды должны были правильно ответить на тридцать пять вопросов за двадцать две минуты. Происходило это следующим образом: при помощи своих мобильных телефонов две команды по шесть человек отвечали на вопросы викторины, по окончанию которой в зависимости от результатов были распределены призовые места. Чем лучше результат игрока, тем больше очков он получает, следовательно, увеличиваются шансы на победу команды, в составе которой он выступает. После распределения баллов, они были суммированы и образовали общий счет каждой команды. Сами студенты имели возможность ознакомиться с количеством верных и неверных ответов, которые отображались на диаграмме активности.

По результатам соревнования победителями и обладателями главного приза (30 тысяч рублей), учрежденного А.Г. Цициным, стали студенты факультета документоведения и технотронных архивов, набрав наибольшее количество баллов. Победу ребят можно назвать символичной. В свое время Татьяна Вячеславовна Кузнецова руководила именно кафедрой документоведения. В своей работе Татьяна Вячеславовна придерживалась принципов безостановочного развития, многообразия используемых методов и поддержки новых направлений в обучении. Как мы можем видеть, этими же принципами руководствуются преподаватели кафедры и прививают их будущему поколению документоведов.

Победители студенческих соревнований

Игровые и соревновательные механики, как одно из современных направлений в обучении, несомненно, положительным образом влияют на вовлеченность студентов в учебный процесс. Учащиеся лично подтверждают, что перед финальным соревнованием они дополнительно изучали темы, которые, по их мнению, должны были встретиться в викторине, обращались к научным работам и специализированной литературе. Из этого можно заключить, что подобные мероприятия, требующие не только подтверждения определенного уровня собственных знаний (как требуют того контрольные работы или экзамены), но и побуждающие студентов показать себя лучше других, сработать максимально быстро и качественно, мотивируют студентов к большей активности в плане освоения учебного материала.

Регулярное проведение соревнований по различным дисциплинам может стать отличным инструментом для повышения общего уровня знаний, а также приобщения студентов к тем областям (деталям, подробностям и нюансам), которыми они могли не заинтересоваться и о которых могли не узнать в ходе традиционного обучения. Сравнивания с другими методами оценки знаний, можно сделать вывод, что именно соревновательные механики воспитывают в студентах такие качества как инициативность, находчивость, энтузиазм и самообладание. Этот метод стимулирует участников достигать поставленные цели, решать определенные задачи в сжатые сроки, справляться с сильным волнением в условиях соперничества.

Следует заметить, что среди вопросов электронной викторины, помимо основных учебных дисциплин, были также вопросы на внимательность и знание истории собственного университета. Примерами могут служить вопросы о том, когда и как в здании Историко-архивного института появился древнегреческий кувшин пифос или о том, в какой аудитории можно «встретить» единорога. Такое дополнение к основным тестовым заданиям было сделано неспроста. Включение подобных вопросов помогает в игровой, увлекательной форме обратить внимание студентов на яркие и выдающиеся моменты из истории университета и его современной жизни, дать им почувствовать себя хотя бы косвенно причастными к тем или иным фактам и событиям. Учебная программа обычно не затрагивает подобные вопросы, которые могут быть полезны для сплочения студенческого коллектива и улучшения имиджа университета в глазах обучающихся.

Аналогичным образом использование вопросов, касающихся истории и устройства организации, могут повлиять и на коллектив работников, позволяя им дополнить образ компании, в которой они трудятся, и почувствовать себя частью чего-то важного, значительного. Подобная активность однозначно будет положительно оценена с точки зрения работы с кадрами и внутреннего имиджа организации.

В ходе проведения студенческих соревнований было в очередной раз замечено, что стремление к победе является сильнейшей мотивацией как для демонстрации своей эрудиции здесь и сейчас, так и для дальнейшего повышения уровня знаний. Хотя соревновательный дух и конкуренция российских студентов не так сильны, как на Западе, благодаря подобным викторинам они становятся участниками процесса конкуренции.

Благоприятно влияет и тот факт, что в командных соревнованиях участники ближе узнают друг друга, подстраиваются, определяют лидера и работают сообща. Подобная система проверки знаний дает возможность выявить слабые и сильные места, что в дальнейшем может пригодиться для проведения работы над ошибками и более углубленного изучения той или иной темы. Сами студенты единогласно подтверждают, что такие викторины вносят разнообразие в образовательный процесс. Преподаватели отмечают, что подобные соревнования, несмотря на игровую форму, могут выступать в роли достоверной оценки знаний студентов.

В заключение необходимо добавить, что компьютерное тестирование дает возможность снизить временные и материальные затраты при проведении проверки знаний, открывает возможности для применения мультимедийных заданий, демонстрирует открытость и достоверность итоговых результатов. Владение современным программным обеспечением увеличивает конкурентоспособность компании или образовательного учреждения на рынке, мотивирует участников к непрерывному повышению уровня знаний.

Список источников и литературы:

1. Интервью профессора Т.В. Кузнецовой газете РГГУ «Аудитория» [Электронный ресурс] / URL: http://edou.ru/dou/deloproizvodstvo/index.php?ELEMENT_ID=11717 (дата обращения: 25.12.2018).
2. Осенникова Е.В., Мухутдинова Д.Б. Серия справочных пособий для работников организаций // Делопроизводство. 2018. № 4. С. 81-87.
3. Воробьев К.В., Ярославцева Е.Н., Грищенко Я.И., Тихомиров Д.В. Применение на промышленных предприятиях соревновательных методов обучения как способа повышения эффективности работы с персоналом // Безопасность труда в промышленности. 2016. № 12. С. 62-67.
4. Осенникова Е.В. Соревнование как средство повышения мотивации к обучению и трудовой деятельности // Делопроизводство. 2018. № 1. С. 94-99.

19.04.2019