Профессиональный ресурс «Правила работы с документами»

Ярославцева Е.Н. – руководитель КГ «ТЕРМИКА»

(Делопроизводство. 2022. № 1. С. 55–60)

Скорость внедрения информационных технологий в управленческие процессы требует не только современных технических решений, но и постоянного совершенствования уровня профессионализма сотрудников служб документационного обеспечения управления. Это умозаключение справедливо и для других специалистов, так или иначе сталкивающихся в своей профессиональной деятельности с составлением и оформлением документов. Между тем объем документооборота и в государственных структурах, и в частном секторе экономики неуклонно растет, а общий уровень культуры работы с документами не успевает за этими темпами.

Под культурой работы с документами здесь мы понимаем совокупность эффективных средств и правил создания, исполнения и хранения документов в организации или передачи их в архив. Комплексный подход к работе с документами также включает в себя повышение общего уровня владения деловым русским языком и совершенствование знаний в области норм составления и оформления документов. Формальное отношение сотрудников к работе с документами может привести к целому ряду проблем, таких как потеря юридической силы документов, усложнение процессов коммуникации с контрагентами и внутри организации, увеличение количества этапов согласований.

Глобальная информатизация общества требует современных решений. С одной стороны, внедрение информационных технологий в процессы делопроизводства и документооборота происходит неравномерно, поэтому специалистам приходится решать все новые и новые практические вопросы. Чтобы успеть за всеми нововведениями, как технологическими, так и происходящими в законодательной базе, специалистам необходимо постоянно получать новые знания. С другой стороны, в обучении сотрудников, работающих с документами, должны быть заинтересованы и руководители организаций, так как от квалификации их подчиненных напрямую зависит скорость обработки и исполнения документов, а значит — и эффективность компании в целом. Однако организация обучения сотрудников требует вложения финансовых и временных ресурсов, а также отрыва работников от их основной деятельности. В связи с этим процесс повышения уровня знаний в области работы с документами усложняется, а то и вовсе отходит на второй план.

Вышеописанные проблемы требуют комплексного подхода, одной из важных составляющих которого мы видим обеспечение кадров качественными знаниями в области делопроизводства и документооборота. Для решения проблемы поиска актуальной и практически применимой информации в сфере документационного обеспечения управления мы создали профессиональный ресурс «Правила работы с документами».

Интернет-ресурс «Правила работы с документами» — это часть большого проекта консалтинговой группы (КГ) «ТЕРМИКА» по управленческой безопасности. Наша компания не первый год взаимодействует с ведущими специалистами в области делопроизводства и документооборота, создавая обучающие продукты, чтобы помогать специалистам, ведущим документацию на русском языке, грамотно писать и оформлять деловые бумаги. Расскажем об основных этапах этой работы:

1999 г. — начаты работы по созданию тематического комплекта «Нормативно-методическая база архивной отрасли», построенного на основе информационной системы «Кодекс» и включающего нормативные и методические документы, словарь терминов, справочник учреждений Федеральной архивной службы России и отраслевой бюллетень.
2002 г. — проект «Нормативно-методическая система архивной отрасли» переименован в «Информационно-справочную систему архивной отрасли» (ИССАО).
18 марта 2003 г. — подписано трехстороннее соглашение о научно-техническом сотрудничестве между Федеральной архивной службой России — Росархивом, Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и КГ «ТЕРМИКА». По данному соглашению тематическому комплекту «Информационно-справочная система архивной отрасли» был присвоен статус официальной базы данных Федеральной архивной службы России, целью создания и ведения которой являлось развитие информационного обеспечения деятельности архивных учреждений Российской Федерации.
25 февраля 2004 г. — на расширенном заседании коллегии Росархива КГ «ТЕРМИКА» представила модернизированную версию «Информационно-справочной системы архивной отрасли», а также новый тематический комплект «Информационная система архивистов России», являющийся приложением к ИССАО и включающий в себя нормативно-методические документы, периодические издания и книги федеральных архивов, архивных органов и учреждений субъектов РФ, международные нормативные акты по архивному делу.
2006 г. — созданы электронные учебные курсы для работников служб документационного обеспечения управления, секретарей, делопроизводителей и других специалистов, занимающихся организацией и ведением делопроизводства, а также комплект курсов для работников организаций, использующих систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО» (разработчик системы — компания «Электронные офисные системы»).
2009 г. — начал функционировать специализированный сайт «Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела» (далее — Центр компетенций), основными задачами которого были информационная и методическая поддержка работников делопроизводственных служб и архивов организаций, а также дистанционное обучение в области делопроизводства.
2015 г. — начата разработка линейки электронных курсов по документационному обеспечению управления, архивному делу и русскому языку, объединенных в направление «Управленческая безопасность».

Позже информация, собранная в Центре компетенций, была перенесена на основной сайт проекта «ОЛИМПОКС» и представлена в виде справочного раздела. Однако, учитывая большую востребованность знаний в области управленческой безопасности, мы поняли, что это направление требует всестороннего освещения, и вернулись к идее создания отдельного ресурса. Так, было принято решение не только возобновить работу Центра компетенций, но и разработать новый, отвечающий современным стандартам интернет-портал со всеми накопленными нами знаниями в сфере документационного обеспечения управления.

Центральная идея создания портала edou.olimpoks.ru — популяризация знаний в области работы с документами в строгом соответствии с действующим законодательством, а также повышение значимости и ценности навыков культуры работы с документами. Глобальной же целью работы над этим проектом мы считаем создание сообщества профессионалов в сфере делопроизводства, документооборота и архивного дела. Эта цель соответствует задачам и ценностям нашей компании: сотрудничество с ведущими вузами страны для формирования ответственного отношения студентов профильных направлений и сотрудников организаций к грамотному ведению документации — важная часть нашей работы. Мы надеемся, что этот ресурс вызовет профессиональный интерес и будет полезен всем, кто работает с документами, как для получения новых знаний и навыков, так и для поддержания профессионального уровня.

В рамках работы над ресурсом «Правила работы с документами» мы собрали базовую информацию по вопросам документационного обеспечения управления. В материалах сайта отражены не только теоретические аспекты организации делопроизводства и документооборота, но и практические инструменты для развития технических навыков работы с документами. Исходя из того, что в рамках управленческой безопасности существует проблема низкого уровня знаний норм современного русского языка, правила делового русского языка мы вынесли в отдельный тематический раздел.

Ресурс «Правила работы с документами» создан в помощь специалистам, работающим с документацией: от сотрудников отделов документационного обеспечения управления и архивных служб до секретарей и помощников руководителей. Он также будет полезен студентам профильных направлений при подготовке к экзаменам и слушателям программ повышения квалификации. Ресурс позволяет легко найти необходимую информацию для применения ее на практике, быстро повысить уровень знаний и компетенций в области работы с документами, а также провести внешнюю оценку знаний работников организации или соискателей при приеме на работу. Мы надеемся, что данный ресурс поможет организациям и предприятиям повысить уровень профессионализма сотрудников, а также в конечном счете выстроить удобную и понятную систему делопроизводства и документооборота и повысить эффективность системы документационного обеспечения управления. Портал «Правила работы с документами» решает и проблему непрерывного обучения сотрудников: оно может проходить практически без отрыва от основной деятельности, при этом под рукой у них всегда будет находиться едва ли не энциклопедия по работе с документами.

На данный момент на портале представлены онлайн-тесты для проверки знаний, справочные и учебные пособия и электронные курсы по семи тематическим направлениям. Остановимся на них подробнее.

Деловой русский язык

В данном разделе представлено книжное издание «Справочник по русскому языку для работников организаций» (Е. П. Буторина), электронный курс «Основные правила русского языка для работников организаций» и онлайн-тест для проверки знаний. Курс и справочник могут быть использованы широким кругом пользователей, так как тема не ограничена отраслевыми и профессиональными рамками, и будут полезны для поддержания общего уровня грамотности сотрудников организаций. Также отметим, что данный учебный курс распространяется нашей компанией на безвозмездной основе.

Управленческий документооборот

Книга «Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики» (М. П. Бобылева) и электронный учебный курс «Подготовка и проверка знаний руководителей и специалистов по управленческому документообороту» предназначены для обучения сотрудников, занимающихся вопросами совершенствования управления и внедрения электронного документооборота. В данном тематическом блоке отражены новейшие научные разработки и практический опыт применения электронных документов в управленческой деятельности.

Общее делопроизводство

В данном блоке рассматриваются вопросы ведения делопроизводства в современных реалиях, а именно: нормативная регламентация деятельности служб делопроизводства, современные требования к составлению и оформлению документов, технологические этапы работы с документами, организация хранения документов. В качестве учебных материалов представлены «Справочник по общему делопроизводству для работников организаций» (Ю. М. Кукарина) и курс «Подготовка и проверка знаний работников по документационному обеспечению деятельности организации (делопроизводитель)».

Секретарское дело

Знания, представленные в этом разделе, выходят за рамки вопросов документационного обеспечения деятельности руководителя: здесь и организация приема посетителей, и подготовка и проведение совещаний и деловых встреч, и организация командировок. Однако работе с документами также отведена значительная часть учебного пособия «Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя» (И. В. Топчиева) и основанного на нем курса. В них комплексно рассмотрена работа с документацией на примере деятельности секретаря или помощника руководителя.

Кадровое делопроизводство

В этот раздел вошли профильный тест, электронный курс «Подготовка и проверка знаний работников кадровой службы организации» и сразу два книжных издания: учебник «Кадровое делопроизводство» (С. Л. Кузнецов, С. А. Глотова) и «Справочник по кадровому делопроизводству для работников организаций» (С. А. Глотова). Темы для изучения охватывают все аспекты деятельности кадровых служб: от документирования трудовых отношений до организации аттестации и обучения персонала.

Архивное дело

В данном тематическом блоке представлены два книжных издания: «Справочник по архивному делу для работников организаций» (Е. М. Бурова, Н. А. Муравьева) и курс лекций «Архивоведение (теория и методика)» (Е. М. Бурова, И. Е. Ромашин). Также пользователям предлагаются для изучения два учебных курса — для руководителей и работников организаций, которые не являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов и, напротив, передают документы на постоянное хранение в госархивы.

Стандартизация управления документами

Учебник «Стандартизация управления документами» (Л. Н. Варламова) и основанный на нем электронный курс «Подготовка и проверка знаний руководителей и специалистов по стандартизации управления документами» предлагают комплексное изучение вопросов истории и современного состояния стандартизации делопроизводства и документационного обеспечения управления в России и в мире. В них подробно рассмотрены темы стандартизации и унификации документов, современных национальных и международных стандартов (с акцентом на опыт Международной организации по стандартизации).

Как вы успели заметить, авторами учебных пособий, размещенных на портале, выступили специалисты в профильных областях: доктора и кандидаты наук, доценты, профессора, авторы научных публикаций.

Е. П. Буторина — доктор филологических наук, профессор кафедры теоретической и прикладной лингвистики ИЛ РГГУ, почетный работник сферы образования Российской Федерации, член Совета ИЛ РГГУ.
М. П. Бобылева — один из наиболее авторитетных специалистов в области управления документацией и технологии управления, кандидат исторических наук, доцент. Обладает многолетним опытом практической и руководящей работы по организации управления крупными информационными системами, в том числе по непосредственной реализации масштабных проектов развития электронного документооборота, а также исследовательской работы в этой области; автор более 100 опубликованных работ, в том числе ряда книг.
Ю. М. Кукарина — кандидат исторических наук, доцент, заведующая кафедрой документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов ИАИ РГГУ. Автор более 120 публикаций по делопроизводству и документационному обеспечению управления, в том числе учебников, статей, методических и справочных материалов.
И. В. Топчиева — кандидат исторических наук, автор более 15 публикаций по вопросам документационного обеспечения управления.
С. Л. Кузнецов — кандидат исторических наук, главный редактор журнала «Делопроизводство», автор более 150 публикаций, нескольких книг и учебных пособий по документационному обеспечению управления. Более 20 лет читает лекции и консультирует организации по вопросам внедрения современных технологий управления документами.
С. А. Глотова — кандидат исторических наук, доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов ИАИ РГГУ. Автор учебников, статей, методических и справочных материалов по документационному обеспечению управления и кадровому делопроизводству.
Е. М. Бурова — кандидат исторических наук, профессор, заведующая кафедрой архивоведения ИАИ РГГУ. Обладатель медали «В память 850-летия Москвы» (1997 год), нагрудного знака «Почетный архивист» (1998 год) и благодарности от Министра культуры и массовых коммуникаций РФ (2008 год). Автор более 120 работ с 40-летним стажем научно-преподавательской деятельности. Член Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве, редколлегии журнала «Отечественные архивы», Попечительского совета и методического совета Российского государственного архива литературы и искусства, учебно-методической комиссии вузов РФ в области документоведения и архивоведения. Председатель Научно-методического совета документоведческих и архивоведческих кафедр.
Н. А. Муравьева — кандидат исторических наук, преподаватель кафедры архивоведения ИАИ РГГУ, заместитель начальника отдела архивоведения ВНИИДАД, автор более 20 статей с 15-летним стажем научно-преподавательской деятельности.
Л. Н. Варламова — кандидат исторических наук, доцент кафедры истории государственных учреждений и общественных организаций ИАИ РГГУ, эксперт Международной организации по стандартизации (ISO), Росстандарта. Разработчик национальных стандартов, редактор официальных переводов международных стандартов. Член рабочей группы по актуализации законодательства для реализации программы «Цифровая экономика Российской федерации». Автор более 100 русскоязычных и более 20 англо- и испаноязычных публикаций в области стандартизации управления документами и в сфере образования.
И. Е. Ромашин — кандидат исторических наук, доцент кафедры архивоведения ИАИ РГГУ, член редакционной коллегии журнала «Отечественные архивы», экспертно-проверочной методической комиссии Архивного комитета Санкт-Петербурга, автор более 20 научных публикаций по вопросам архивного дела, источниковедения и документоведения.

Электронные учебные курсы, представленные на портале, работают на базе обучающе-контролирующей системы «ОЛИМПОКС» — программной платформы, разработанной КГ «ТЕРМИКА» и зарекомендовавшей себя в качестве удобного и работающего инструмента для обучения и проверки знаний персонала. Каждый курс содержит тексты нормативных правовых документов, фрагменты учебных пособий, а также комплект тестовых заданий для проверки знаний. Организации и предприятия могут приобрести онлайн-курсы для работы в системе «ОЛИМПОКС», а физические лица — для обучения в мобильном приложении «ОЛИМПОКС» или через интернет-браузер.

Отдельным блоком на сайте представлен интерактивный экспресс-тест по поиску ошибок в документах. В этом разделе размещены пять заданий с документами разных видов, в них пользователям предстоит найти некоторое количество ошибок: оформительских, орфографических, пунктуационных. Тест позволяет проверить уровень знаний в оформлении документов, а также внимательность тестируемого. Его также можно использовать для оценки навыков кандидатов при приеме на работу, например, на должность секретаря или помощника руководителя.

Специалисты КГ «ТЕРМИКА» следят за обновлениями законодательства, поэтому мы также публикуем на сайте новости сферы документационного обеспечения управления и архивного дела, чтобы пользователям ресурса не приходилось искать актуальную информацию о готовящихся законодательных актах на сторонних сайтах.

Мы понимаем, что невозможно сразу охватить абсолютно все аспекты культуры работы с документами. Поэтому в скором времени сайт пополнится новым разделом «Вопрос-ответ», над созданием которого сейчас работают специалисты нашей компании. Таким образом, наша база знаний не будет ограничена только основами документооборота и делопроизводства. Спектр теоретических и практических вопросов будет постоянно расширяться, а пользователи всегда смогут получить актуальную информацию в короткие сроки и в доступной форме.

07.02.2022