Е. Н. Ярославцева, руководитель консалтинговой группы «ТЕРМИКА» (Делопроизводство. 2023. № 2. С. 19-23)
Аннотация: в статье излагаются основные цели повышения уровня культуры работы с документами в условиях цифровой трансформации, предлагается современный эффективный инструмент достижения этих целей — специализированный интернет-портал, призванный содействовать актуализации знаний в области документационного обеспечения управления и адресованный всем категориям специалистов, работающих с документами. В рамках публикации подробно рассмотрены информационное наполнение и функционал данного онлайн-ресурса.
Ключевые слова: документ, управленческий документооборот, документационное обеспечение управления, электронный документооборот.
Необходимым условием успешной работы любого предприятия, независимо от сферы его деятельности, является эффективная организация работы с документами. Решение указанной задачи требует от всех участников процесса развитых навыков особой культуры — культуры работы с документами. Дополнительную актуальность данная проблематика приобретает в условиях цифровой трансформации, широкого внедрения систем электронного документооборота.
Современная культура работы с документами предполагает постоянную актуализацию знаний по вопросам развития нормативной базы в сфере организации работы с документами и соблюдения требований нормативных актов, применения соответствующих средств и технологий работы. Для совершенствования культуры работы с документами в организации необходимо не ограничиваться отдельными обучающими мероприятиями, а реализовывать на практике комплексный подход. Важная роль в этом принадлежит современным средствам информационного обеспечения и специализированным информационным ресурсам. Один из таких ресурсов, реализованных в форме интернет-портала, будет рассмотрен в настоящей статье ниже.
Прежде всего, полагаем необходимым обратить внимание на важнейшие составляющие культуры работы с документами, которыми являются стабильное повышение общего уровня владения деловым русским языком у всех участников документооборота и постоянное совершенствование их знаний в области норм составления документов.
Какие проблемы мы решаем и к каким целям стремимся, повышая культуру работы с документами? В общих чертах они давно сформулированы теорией и практикой управления.
Первое: количество издаваемых организацией документов должно быть приведено в соответствие с реальными потребностями управленческой практики. От всего избыточного, дублирующего и ненужного следует отказаться. Объемы документации, создаваемой по всему миру (и Россия здесь не является исключением), демонстрируют тенденцию к постоянному росту количества документов, нередко в геометрической прогрессии. В этих условиях движение «против течения» может стать для организации настоящим благом, реальным средством повышения управляемости, более рационального использования трудовых ресурсов.
Второе: каждый издаваемый организацией документ должен быть предельно кратким. Надо стремиться к тому, чтобы четко излагать только необходимую для управления информацию. Нагружать документ сведениями, не имеющими непосредственного отношения к его теме, — значит делать его неудобочитаемым и требующим больше времени для изучения. Это не только нерационально, но и неэтично. Грамотный документ должен быть подготовлен с учетом информированности и компетентности того должностного лица, которому он адресован. Чем выше руководитель по рангу, тем более обобщенная информация должна быть представлена ему для принятия решения. Лишние детали в тексте документа лишь затемняют его суть. В то же время стремление к краткости не должно стать причиной необоснованных словесных сокращений. Каждое сокращение должно быть абсолютно правомерным в языковом и этическом отношении. Недопустимы сокращения, которые могут быть восприняты как принижающие достоинство конкретного человека, группы людей или организации в целом.
Третье: все издаваемые организацией документы должны быть оформлены в строгом соответствии с регламентами и общепринятыми правилами. Каждый документ должен включать в себя необходимые реквизиты. Их неправильное расположение на странице недопустимо. Например, гриф утверждения может располагаться только в правом верхнем углу первого листа документа. Безукоризненно оформленный документ значительно быстрее дойдет до получателя, чтобы выполнить свою функцию.
Четвертое: издаваемый документ должен быть корректным в самом широком смысле этого слова. Это касается как формы обращения, так и всех последующих оборотов речи. Например, в сопроводительных письмах к документам необходимо использовать разные глаголы в зависимости от инстанции. В вышестоящую инстанцию документы «предоставляются», в ту, что находится на одном уровне с организацией, — «направляются», в нижестоящую — «высылаются». Столь же корректным должно быть содержание документа в целом. Если письмо содержит просьбу к его адресату, в тексте не допускается формулировать категоричные требования и навязывать готовое решение.
Пятое: специальная терминология должна присутствовать в документе лишь в тех случаях, когда без нее нельзя обойтись, и в той пропорции, которая действительно необходима. Применять иностранные слова следует корректно и с особой осторожностью. Иноязычная лексика должна не только использоваться дозированно, но и выглядеть органично в контексте делового письма. Избыточное употребление иностранных слов недопустимо.
Шестое: признаком высокой культуры работы с документами является их максимальная ясность. Слова и речевые обороты, страдающие размытостью смысла, лишенные непосредственной связи с действительностью, формируют негативное представление о составителях документа и об организации, в которой они трудятся. Создается впечатление, что умение этих людей выражать свои мысли словами оставляет желать лучшего либо они пытаются с помощью канцеляризмов замаскировать какое-то негативное явление, скрыть какие-то противоречия, выдать желаемое за действительное. Следует избегать обобщенных формулировок, за которыми трудно угадать реальное содержание, например таких: «Организована и проведена определенная работа».
Седьмое: в любом создаваемом документе не должно быть грамматических ошибок. Любая небрежность способна исказить смысл документа, существенно затруднить его понимание.
Достижение перечисленных целей невозможно без повышения уровня культуры работы с документами и общей грамотности сотрудников организации. Главное в этой работе — искоренить формальное отношение к составлению документов и организации документооборота в целом. Ведь именно формализм чаще всего приводит к ошибкам в документах и сложностям в их обработке, а в конечном итоге снижает эффективность деятельности организации в целом.
Негативные последствия такого отношения очевидны:
В то же время совершенствование культуры работы с документами позволяет решить ряд проблем в документировании деятельности организации, в частности упростить процессы создания и обработки документов, систематизировать их движение и хранение, обеспечить оперативность исполнения.
Хорошим подспорьем для руководителей и специалистов, заинтересованных в повышении качества работы с документами в своей организации, является интернет-портал «Правила работы с документами» (edou.olimpoks.ru). Обучающий ресурс, созданный консалтинговой группой «ТЕРМИКА» в рамках проекта по управленческой безопасности, начал свою работу в октябре 2021 года.
Назначение портала — содействовать актуализации знаний в области документационного обеспечения управления. Целевая аудитория ресурса включает в себя специалистов разного уровня: от сотрудников служб документационного обеспечения управления, отделов делопроизводства, кадровых и архивных служб до секретарей, помощников руководителей и самих руководителей организаций.
На страницах интернет-портала «Правила работы с документами» представлены в систематизированном виде учебные материалы с базовой информацией по семи следующим тематическим направлениям:
В распоряжении пользователей портала — справочные и учебные пособия по каждому из представленных тематических направлений. Структура ресурса позволяет легко найти требуемую информацию для применения ее на практике, в короткие сроки повысить уровень компетенций в области работы с документами, проверить собственные знания, а также провести оценку знаний работников организации или соискателей при приеме на работу.
Электронные учебные курсы, размещенные на портале, работают на программной платформе «ОЛИМПОКС», зарекомендовавшей себя в качестве эффективного инструмента для обучения и проверки знаний персонала. Каждый курс содержит тексты нормативных документов и правовых актов, фрагменты учебных пособий, а также тестовые задания для проверки знаний.
Материалы профессионального ресурса «Правила работы с документами» представляют интерес не только для специалистов, связанных с делопроизводством. Они также будут полезны студентам, готовящимся к сдаче профильных экзаменов. Подготовка в форме изучения электронных курсов позволяет лучше усвоить необходимые знания, положительно влияет на эффективность их дальнейшего применения в процессе трудовой деятельности.
Чтобы пользователи ресурса были в курсе актуальных изменений нормативно-правовой базы, касающихся документационного обеспечения управления и архивного дела, на сайте регулярно публикуются новости законодательства в сфере управленческой безопасности.
С момента создания интернет-портал «Правила работы с документами» расширяет функционал своего взаимодействия с пользователями. Важным шагом в этом направлении стало появление раздела «Вопрос — ответ». Любой пользователь сайта может оставить здесь свой вопрос и в скором времени получить ответ. Этот ответ будет не только оперативным, но и квалифицированным, ведь отвечать будут эксперты компании «ТЕРМИКА», имеющие необходимое профильное образование и опыт работы в данной области.
Ключевым преимуществом интернет-портала «Правила работы с документами» является актуальность его интерактивной части. Любая библиотека справочных и учебных изданий, опирающихся на нормативные правовые акты, имеет свойство быстро устаревать. Книжный формат не позволяет с должной оперативностью реагировать на все изменения в законодательстве. Однако онлайн-тесты, размещенные на сайте, и раздел «Вопрос — ответ» всегда существуют в текущем моменте и соответствуют актуальной на сегодняшний день нормативной базе.
В качестве самостоятельного раздела на сайте представлен интерактивный экспресс-тест по оформлению деловых писем. После того как пользователь выберет одно из пяти тестовых заданий, он увидит перед собой макет делового письма, содержащего грамматические и оформительские ошибки. Тестируемый должен найти их одну за другой, кликая левой кнопкой мыши по соответствующим частям письма. Чем больше ошибок подряд он обнаружит, тем больше баллов получит. Однако действовать следует с осторожностью, ведь каждое неверное нажатие на кнопку мыши отнимает полученные баллы. Тест эффективен для оценки навыков кандидатов при приеме на работу, например на должность секретаря-референта или помощника руководителя, так как позволяет не только проверить уровень знаний соискателя, но и оценить его внимательность.
В 2022 году интернет-портал «Правила работы с документами» пополнился еще одним разделом. Он называется «Книги» и предоставляет пользователям ресурса бесплатный доступ ко всем изданиям консалтинговой группы «ТЕРМИКА» по документационному обеспечению управления и архивоведению, выпущенным с 2015 года по настоящее время. Любую из книг можно читать прямо на сайте или при необходимости скачивать. Авторами изданий являются профессиональные методологи в профильных областях.
Среди представленных изданий имеются следующие:
Следует напомнить, что информация, представленная в книгах, актуальна с точки зрения законодательства на момент их издания. Обновление текстов книг после их публикации не проводится. В качестве источников с регулярно обновляемой информацией пользователи ресурса могут использовать электронные курсы на платформе «ОЛИМПОКС» по направлению «Управленческая безопасность».
По мнению большинства экспертов, технологии онлайн-обучения позволяют гораздо успешней усваивать новую информацию. Авторы многочисленных публикаций считают одним из важнейших преимуществ электронных курсов их интерактивность, т. е. возможность прямого взаимодействия обучающегося с обучающей системой. Обращение к интерактивным курсам позволяет интенсифицировать процессы усвоения и творческого применения знаний при решении практических задач.
Новинкой 2023 года, которая размещена на портале в открытом доступе, стало третье (переработанное и дополненное) издание книги «Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики»6. Ее автор, кандидат исторических наук, доцент Марина Павловна Бобылева, является одним из наиболее авторитетных специалистов в области управления документацией и технологии управления. Она обладает многолетним опытом практической и руководящей работы по организации управления крупными информационными системами, в том числе по непосредственной реализации масштабных проектов развития электронного документооборота, а также исследовательской деятельности в этой области. М. П. Бобылева — автор более 100 опубликованных научных работ, в том числе ряда книг по проблематике управленческого документооборота.
В книге «Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики» комплексно рассмотрены теоретические и практические вопросы применения электронного документооборота в сфере управления, включая информационно-технологические, коммуникационные, документоведческие, правовые, организационно-управленческие и другие аспекты. Также в книге отражены важнейшие нормативные акты, научные разработки и практический опыт в области применения электронных документов в управленческой деятельности.
Издание адресовано руководителям и специалистам, занимающимся вопросами совершенствования управления и цифровой трансформации, руководителям документационных служб. Оно также может представлять интерес для преподавателей, студентов, аспирантов, слушателей курсов повышения квалификации.
Дополнительным источником информации и эффективным обучающим продуктом по данной тематике является электронный курс «Подготовка и проверка знаний руководителей и специалистов по управленческому документообороту» на платформе «ОЛИМПОКС».
Курс предназначен для подготовки руководителей и специалистов организаций, занимающихся вопросами совершенствования управления и внедрения новых информационных технологий, руководителей документационных служб и проверки их знаний. В курсе рассматриваются жизненный цикл управленческих документов в условиях электронного документооборота (ЭДО), организационно-технологические аспекты ЭДО, регулирование и регламентация документооборота в организации, эффективность корпоративных систем и технологий ЭДО, уровни их развития.
Электронный курс «Подготовка и проверка знаний руководителей и специалистов по управленческому документообороту» содержит ссылки на соответствующие национальные стандарты системы стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу7, а также фрагменты книги М. П. Бобылевой «Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики». Комплект тестовых заданий позволяет проводить проверку знаний обучающихся по темам курса.
Любой пользователь портала может оценить преимущества указанного курса, получив к нему онлайн-доступ сроком на семь дней. Курс также может использоваться для подготовки работников непосредственно в организации, если установить на рабочий компьютер обучающе-контролирующую систему «ОЛИМПОКС».
Еще раз подчеркнем, что в отличие от любой книги, размещенной на интернет-портале «Правила работы с документами», содержание электронного курса всегда актуально и соответствует всем новейшим изменениям законодательства. Специалисты консалтинговой группы «ТЕРМИКА» своевременно обновляют обучающие продукты.
1 Архивоведение (теория и методика): Часть 1. Текст лекций / Е. М. Бурова, И. Е. Ромашин. — М.: ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2022. — 436 с.; Буторина Е. П. Основы документной лингвистики для работников организаций. — М.: ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2018. — 140 с.; Кузнецов С. Л., Глотова С. А. Кадровое делопроизводство: 3‑е издание, переработанное и дополненное. — М: Издательство «ТЕРМИКА», 2020. — 492 с.: ил.;
Варламова Л. Н. Стандартизация управления документами. — 2‑е изд., доп. — М.: ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2018. – 504 с. и другие издания.
2 Кузнецов С. Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов. Изд. 3‑e, пeрераб. и доп. — M.: ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2017. — 381 с.; Топчиева И. В. Организационно-документационное обеспечение деятельности руководителя / И. В. Топчиева. Под общ. ред. Т. А. Быковой, — M.: Издательство «ТЕРМИКА», 2016. — 512 с.: ил.
3 Серия справочников «Управленческая безопасность» / под общ. ред. А. Б. Безбородова. — М.: ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2018.
4 Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. — 3‑е изд., перераб. и доп. — M.: ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2023. — 426 с.; Глотова С. A. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы. — M.: ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2018. — 268 с.
5 Сборник материалов VI Международной научно-практической конференции «Управление документацией: прошлое, настоящее, будущее», посвященной памяти профессора Т. В. Кузнецовой / отв. ред. и сост. Ю. М. Кукарина. — М.: ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2022. — 660 с.; Документ. Архив. Информационное общество: материалы V Международной научно-практической конференции (к 100-летию 1‑й Всероссийской конференции архивных деятелей) // Соcт. В. М. Бурова, О. Е. Антонова. — М.: ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2022. — 584 с. а также аналогичные сборники за другие года.
6 Бобылева М. П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. — 3‑е изд., перераб. и доп. — М.: ООО «ТЕРМИКА.РУ», 2023. — 426 с.
7 Например: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы; ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
